Over dit artikel

Begin december 2019 schreef ik een artikel over de Bouwkostennota 2020. Deze nota geeft een goed beeld van de actuele kosten en relevante onderwerpen om zorgvastgoed te realiseren. Ik gaf tevens aan dat dit beeld ook weergeeft welke specifieke aandacht zorgvastgoed nodig heeft en dat voor de uitwerking van een project meer aspecten spelen en een gedegen aanpak nodig is. In dit artikel licht ik het sturen van vastgoedprojecten verder toe.

Zorg – vastgoed: zacht – hard

De zorgsector is wat je kunt noemen een ‘zachte sector’. Ingericht voor menselijke interactie: actie – reactie en menswaardig omgaan met personen die (een deel) van de regie over hun leven uit handen moeten geven. Vastgoed zou je kunnen scharen onder de ’harde’ kant: onvermurwbaar, concreet, forse investeringen en langjarige afspraken.

Mijn collega’s en ik ondersteunen organisaties in de zorgsector onder andere bij het omgaan met vastgoed in de zorg. Als adviseurs en projectmanagers zorgen wij voor de ‘match’ tussen zacht en hard. Dat dit geen eenvoudige taak is, spreekt bijna voor zich. Toch blijkt dit in de praktijk door velen nog te worden onderschat of te laat opgemerkt.

Gouden spelregel

De ‘gouden spelregel’: het inrichten/ontwerpen van het vastgoed, als de plek die de meest optimale huisvesting biedt aan de mensen van en in je organisatie, kan maar één keer goed. En met goed inrichten/ontwerpen bedoel ik vooral bezien vanuit Geld, Risico’s, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (GROTIK). Deze beheerelementen worden gezien als de klassieke basis binnen het project- en risicomanagement.

Zeer belangrijkste succesfactoren voor een project zijn het gestructureerd doorlopen van het benodigde (projectmanagement)proces en kwalitatieve sturing op dit proces. Dit geldt bij alle projecten, maar speciaal bij projecten waar zacht en hard bij elkaar moeten komen en het echte succes hiervan pas wordt ervaren als de huisvesting in gebruik wordt genomen. Toch starten veel projecten, ook vastgoedprojecten in de zorg, zonder een goede basis, structuur of aandacht voor de gouden spelregel en komt sturing tijdens het proces in het gedrang.

Aandacht voor de eerste fasen

De focus voor een goede basis van een project ligt voor ons dan ook op de eerste te doorlopen fasen: de initiatieffase en de definitiefase. Neem de tijd voor deze fasen, zorg voor de juiste betrokkenen en kom tot een gezamenlijk, gedragen plan.

In de zorg draait de initiatieffase om de ‘zachte’ kant: wie is je doelgroep, wat hebben zij nodig en wat mist nu? Dit werken wij uit in een conceptontwikkelingstraject, waarin wij, met de betrokkenen, het concept voor de huisvesting vorm geven.

In het vastgoed draait de initiatieffase om het doel, de uitgangspunt en het gewenste resultaat. Leg dit vast, in een Programma van Eisen, om te zorgen voor duidelijkheid bij alle partijen en gedurende het hele proces. Deze fase verdient alle aandacht, want bijna alles wat in een project mis gaat, vindt zijn oorsprong in de initiatieffase.

Figuur: verbinding beleid, business case, concept en Programma van Eisen

Programma van Eisen

De input uit de conceptontwikkeling wordt in de definitiefase uitgewerkt naar een Programma van Eisen: een compleet en concreet eisenpakket. Dit geeft alle kaders aan het beoogde projectresultaat in:

  • randvoorwaarden
  • functionele en operationele prestaties
  • eisen
  • wensen
  • (ontwerp)beperkingen

Vermijd hierin vage eisen, laat ruimte voor discussie over conflicterende eisen (beter nu dan in een latere fase) en geef voldoende aandacht aan de randvoorwaarden. Een vergeten randvoorwaarde heeft altijd dramatische consequenties. Zo is het Programma van Eisen een uitermate geschikt middel om sturing te geven in en aan een project en zorgt voor borging van de beoogde kwaliteit.

Haalbaarheidsonderzoek

Om de definitiefase af te sluiten en de ontwerpfase te starten voeren wij altijd een (financieel) haalbaarheidsonderzoek uit. Wat is nodig en wat moet je doen om een financieel haalbaar project te starten en waar en hoe kan en moet financieel gestuurd worden?

De huidige vastgoedmarkt zet de haalbaarheid van een project onder druk. De bouwkosten zijn hoog, het toekomstbeeld op de kosten is onzeker en de vergoedingen in de zorg stijgen onvoldoende mee of wijzigen wellicht volledig in de nabije toekomst. In een volgend artikel ga ik verder in op deze risico’s en onze kijk hierop.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel deze blog

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Gerjan Kampman