Over dit artikel

Werkgevers mogen persoonsgegevens verstrekken aan personen binnen de organisatie en aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie, zoals de Belastingdienst en het UWV. Maar wanneer mag u als werkgever persoonsgegevens verstrekken?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft de volgende voorwaarden voor het verstrekken van persoonsgegevens:

  • Werkgevers moeten persoonsgegevens verwerken op een manier die tegenover hun werknemers rechtmatig, behoorlijk en transparant
  • Werkgevers moeten de persoonsgegevens hebben verzameld voor specifieke doelen, die zij precies hebben omschreven en die gerechtvaardigd zijn.
  • De verstrekking moet een rechtmatige grondslag In artikel 6 van de AVG staan alle grondslagen genoemd op basis waarvan organisaties persoonsgegevens mogen verwerken.
  • De verstrekking van persoonsgegevens mag niet onverenigbaar zijn met het doel waarvoor een werkgever de persoonsgegevens heeft verzameld.

De drie belangrijkste situaties waarin de werkgever persoonsgegevens mag verstrekken zijn: 

  • Uitvoeren van een overeenkomst
    De werkgever mag persoonsgegevens verstrekken als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of af te sluiten zoals het arbeidscontract. Sluit de werknemer de overeenkomst af, dan wordt ervan uitgegaan dat de werknemer weet dat de werkgever bepaalde gegevens moet verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van persoonsgegevens aan een leasemaatschappij bij een leaseauto.
  • Wettelijke verplichting
    De werkgever kan wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken.
    Zo is de werkgever bijvoorbeeld verplicht:

    • aan de Belastingdienst alle gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing;
    • in strafzaken bepaalde persoonsgegevens van een verdachte werknemer te verstrekken;
    • de werknemer bij langdurige ziekte aan te melden bij het UWV.
  • Toestemming
    Is de werkgever van plan persoonsgegevens te verstrekken, maar is dit niet noodzakelijk? Dan kan de werkgever toestemming vragen bij de werknemer. De werkgever moet daarbij duidelijk uitleggen waarvoor hij toestemming vraagt aan de werknemer, en wat de gevolgen zijn als deze toestemming geeft. De toestemming is pas geldig als de werknemer deze vrijwillig heeft gegeven voor een specifieke situatie. Geeft de werknemer geen toestemming? Dan mag dit geen negatieve gevolgen voor de werknemer hebben. De werknemer kan de toestemming op elk moment intrekken. De werkgever mag de persoonsgegevens van de werknemer vanaf dat moment niet meer verstrekken. Een voorbeeld waarvoor een werknemer toestemming moet geven is het gebruik van zijn/haar foto voor het smoelenboek op intranet.

Wilt u meer weten over het verstrekken van persoonsgegevens? Kijk dan op de website van de Autoriteit persoonsgegevens.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Monique Straver