Over dit artikel

“IGJ geeft zorginstellingen massaal boetes vanwege jaarverslag” was de kop een recent nieuwsbericht. Bijna 500 zorgorganisaties kregen een boete, omdat ze hun jaarrekening over 2019 niet hebben gedeponeerd. Waarschijnlijk was u gelukkig wel op tijd met deponeren, maar om ook uw proces verder te versnellen geef ik in dit blog ik enkele tips, waarmee u direct het afsluitproces van uw organisatie kan versnellen.

Grote, complexe organisaties als Philips, ASML, Rabobank maken al sinds jaar en dag gebruik van een fastclose. Zij hebben slechts enkele werkdagen nodig voor hun afsluiting. In de zorg mogen wij vaak al blij zijn als wij de cijfers voor het begin van de nieuwe maand ontvangen. Daarom hierbij enkele tips, waar u direct uw voordeel mee kan doen.

  1. Breng een onderscheid aan tussen administratievoering en jaarrekening

In de praktijk zie ik veelal dat financial controllers streven naar een 100% betrouwbare jaarrekening. Begrijp me niet verkeerd, 100% betrouwbaarheid is een zeer nobel streven, maar het heeft ook een keerzijde. De keerzijde is dat het veel meer tijd kost om de jaarrekening op te stellen.

Een voorbeeld betreft de facturatie aan cliënten voor bepaalde diensten, zoals waskosten. Veelal wordt deze eerst gefactureerd, alvorens de jaarrekening wordt opgesteld. Een administratief zeer belangrijke handeling, maar moet de jaarrekening hier echt op wachten?

Deze afhankelijkheid kunnen we eenvoudig wegnemen, door direct een schatting (ook wel stelpost genoemd) op te nemen. Gezien de aard van de post, zal de werkelijke opbrengst zeer waarschijnlijk niet veel verschillen van de schatting. De gebruiker van de jaarrekening zal het gebruik van de schatting niet eens opmerken, wel dat de jaarrekening sneller is opgeleverd.

Ga daarom in uw organisatie eens na voor welke financiële processen een 100% betrouwbare administratievoering minder relevant is voor de verantwoording in de jaarrekening. Maak in het afsluitproces gebruik van stelposten om het proces te versnellen.

  1. Verantwoording is geen exacte wetenschap; hanteer materialiteit

Een vast onderdeel van de jaarafsluiting is het aanleggen van een balansdossier. Hierin worden de alle posten van de jaarrekening gespecificeerd en onderbouwd. Verschillen tussen de onderbouwing en de saldi in de financiële administratie worden uitgezocht en verklaard. Tijdwinst valt te behalen door vooraf duidelijk te bepalen welke posten je wel of niet onderbouwt, welke diepgang je hierin hanteert en welke verschillen worden uitgezocht en met welke diepgang.

Het begrip materialiteit kan hier veel bij helpen. Materialiteit slaat op afwijkingen in de jaarrekening. Een fout is materieel als het de beslissing van de gebruikers beïnvloedt. Onbeduidende posten en of verschillen zullen de beslissing van gebruikers zeker niet beïnvloeden. Bepaal daarom voorafgaand aan de jaarafsluiting een grens, waarbij posten niet hoeven te worden onderbouwd en verschillen niet hoeven worden uitgezocht.

  1. Begin op tijd

Wat nu als u al voor het eind van het jaar begint met uw jaarafsluitingsproces? Er zijn veel zaken die u al voor het eind van het jaar uit kan zoeken. Een voorbeeld betreft het analyseren van balansposten. Los verschillen, fouten en oude posten al op voor het jaareinde en u bent sneller klaar in het nieuwe jaar.

Dit was waarschijnlijk de meest simpele tip van allemaal. Toch zie ik dat bij de meeste organisaties hier nog een wereld te winnen is. Onderdeel van de oplossing om op tijd te beginnen is ook capaciteit. Natuurlijk heeft AAG hier oplossingen voor.

Deel deze blog

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!