Over dit artikel

Een betere organisatie tegen lagere kosten

Een organisatie die niet alleen aan contractbeheer doet, maar ook aan contractmanagement, kan fors besparen op de kosten. Bovendien zorgt het voor een aanzienlijke kwaliteitsimpuls. Zorgorganisaties laten in veel gevallen geld liggen, en dat terwijl de besparingen letterlijk ‘voor het oprapen liggen”, vertelt adviseur Facilitair & Inkoop Michel van Tilborg. En het mooiste is: de adviseur verdient zichzelf in alle gevallen royaal terug!

Michel, wat is eigenlijk het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?

“Bij contractbeheer weet je welke contracten er zijn, hoe lang de looptijd is en wanneer je e.e.a. moet evalueren. En natuurlijk weet je wie de preferred suppliers zijn. Maar daar stopt het meestal wel zo’n beetje. Contractmanagement betekent dat je alle contracten onder de loep neemt en er het maximale uit haalt. Niet alleen omdat je besparingen wilt realiseren maar ook omdat je de kwaliteit van je organisatie wilt verbeteren. Bij contractmanagement houd je de vinger aan de pols. Dan weten alle betrokkenen welke afspraken gemaakt zijn en kun je iedereen daar aan houden. Want je kunt wel een mooi contract hebben; als er toch nog ontevredenheid heerst over de uitvoering, schiet je er weinig mee op.”

Om hoeveel contracten gaat het dan?

“Dat is per organisatie verschillend, maar het zijn er al snel tientallen. Aan de inkoopkant (energie, IT, leveranciers etc.), maar ook als het gaat om zorgcontracten met bijvoorbeeld paramedici. Er valt dus veel te besparen.”

Wat is de eerste stap als jij wordt ingeschakeld?

“Ik begin met het zorgvuldig analyseren van alle contracten. Mijn eerste vraag aan een leverancier is standaard: “Kun je een betere prijs maken?” Dat zet de leverancier direct aan het denken. Hij weet dat hij te maken heeft met een organisatie die niet alles voor lief neemt. Dan ga je op een professionele manier in gesprek met de leverancier, en dat is een doorlopend proces. Als je met hem in contact blijft, zal hij ook aandacht aan jouw organisatie besteden. Hij heeft er zelf immers belang bij. Dan ontstaat echt partnerschap.”

Die kritische benadering werkt dus.

“Zeker, en dat is voor veel zorgorganisaties nog een grote stap. Ze zijn gewend aan een contract waarbij de contractpartner zijn eigen deskundigheid heeft. Soms kijken ze daar wel heel erg tegenop: ‘de leverancier weet wat het beste is voor ons’. Die deskundigheid is er natuurlijk, maar je mag best kritisch zijn. Dan krijg je een goed gesprek.”

Dat lijkt me nog niet zo eenvoudig. Is dat ook de reden waarom ze jou inhuren?

“Klopt: bij AAG werken mensen vanuit alle disciplines: inkoop, financiële zaken, management, facilitaire zaken etc. Dat zorgt ervoor dat wij heel breed kunnen kijken naar de contracten en dat we de organisaties adequaat kunnen adviseren bij hun contractmanagement. Dan kun je ook sturen op kwaliteitsverbetering. Er is bij AAG veel praktijkkennis in huis, en dat is zeker bij de advisering aan zorgorganisaties heel belangrijk. Je hebt te maken met mensen die hart hebben voor hun werk en alle aandacht willen besteden aan de cliënten voor wie ze werken. Dan is het best lastig om de zakelijke kant van de bedrijfsvoering scherp in het oog te houden. Daar help ik hen met veel enthousiasme bij.”

En blijkbaar levert dat ook het nodige resultaat op.

“Sterker nog: het gaat om veel geld; soms om tonnen. We zien hier en daar nog wel wat terughoudendheid als het gaat om het inhuren van een adviseur, want je moet natuurlijk toch oude gewoontes loslaten. Maar in de praktijk verdien ik mezelf altijd terug. En de organisatie gaat er in alle opzichten op vooruit, gewoon doordat het beschikbare budget efficiënter wordt ingezet. In veel gevallen kan de formatie behoorlijk worden teruggebracht aan de kant van de overhead. In deze tijd met grote tekorten aan zorgpersoneel is dat natuurlijk heel aantrekkelijk. Een betere organisatie tegen lagere kosten; wat wil je nog meer?”

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg