Over dit artikel

Recent zijn alle inkoopdocumenten van de zorgkantoren 2021 verschenen. Zorgkantoren hebben er voor gekozen om vanwege de coronacrisis een ‘light’ variant te presenteren van de inkoopkaders en pas in 2022 meer inhoud te geven aan het inkoopbeleid. Hoe kunt u dit inkoopbeleid vertalen naar uw bedrijfsvoering? Waarop kunt u sturen?

Inkoopbeleid 2021: basistarief naar 94% + 2%

Opbouw en achtergrond

Zorgkantoren hanteren voor 2021 unaniem een inkoopbasistarief van 94% met mogelijkheid voor een opslag van maximaal 2%-punten. Op een later moment mogen er bij het zorgkantoor projectplannen worden ingediend over hoe de maatwerkafspraken gerealiseerd gaan worden. Regionaal kunnen de maatwerkafspraken verschillen. Uitzonderingen op deze inkoopafspraken 2021 zijn de geldende afspraken uit de meerjarenovereenkomst van zorgkantoren Menzis en DSW.

De reden voor het verlagen van de inkooptarieven is de verwachte volumestijging binnen de Wlz-zorg in de aankomende jaren ten opzichte van de financiën die daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Er moet meer zorg worden geboden met minder beschikbare middelen. Daarmee is het voor zorgaanbieders in de ouderenzorg opnieuw een uitdaging om de begrotingen voor de aankomende jaren sluitend te krijgen en de kwaliteit van zorg met voldoende personeel te blijven leveren.

Kort geding

Op dit moment loopt er een kort geding tegen het gepresenteerde inkoopbeleid en zullen we de uitkomst/beslissing moeten afwachten. Toch is een daling van het tarief op termijn wel te verwachten. We benoemen onderstaand enkele aandachtspunten die in de sturing van morgen of overmorgen van belang zijn bij tariefdalingen.

Sturen & beheersen

Veranderende uitgangspunten…

Zorgkantoren en zorgverzekeraars presenteren weliswaar een meerjareninkoopbeleid, maar de regionale uitgangspunten en financiering die jaarlijks worden vastgesteld, kunnen een behoorlijke impact hebben op zorgorganisaties. Steeds vaker worden er businesscases en scenarioanalyses opgesteld. Hiervoor zijn gegevens nodig van de individuele cliënt- en zorgvraag, het aanbod van deskundig personeel, invulling van het inkoopbeleid van zorgverzekeraars, gemeenten en demografische ontwikkelingen.

…kunnen conflicteren met de strategie van uw zorgorganisatie

De strategie van een organisatie komt voort uit de missie en visie van de organisatie en wordt geformuleerd voor langere termijn. De organisatiedoelstellingen en de middelen worden beschreven in het strategisch plan en/of komen tot uiting in het strategisch beleid. Vanuit een veranderende vraag, onderzoeksgegevens of financiering zal bekeken moeten worden of vastgehouden kan worden aan de huidige koers of dat tussentijdse bijstelling toch noodzakelijk is. Een strategische sessie, SWOT-analyses en portfolio-analyses kunnen helpen bij deze beslissing. Kan uw organisatie met 1% minder budget straks nog wel dezelfde zorg leveren?

Vooruitkijken met kritische prestatie indicatoren (KPI’s)

Ten behoeve van sturing en beheersing is het noodzakelijk om KPI’s te definiëren en sturing te geven op de (jaar)plannen. Managementrapportages moeten daarbij ondersteunend zijn. De focus ligt nog te vaak op de verantwoording van het verleden, terwijl deze (ook) toekomstgericht moet zijn. Rapportages moeten leiden tot de gewenste plannen, uitvoering, monitoring en evaluatie/bijstelling (PDCA). De daadwerkelijk veranderingsbereidheid wordt bepaald door de cultuur van de organisatie en (in)formeel leiderschap.

Informatie & Inzicht

Vier pijlers

De beste zorg en de continuïteit van zorgorganisaties wordt bereikt door een goede performance op  vier pijlers:

  1. Zorgproductie (passend bij cliënt- en demografische ontwikkelingen)
  2. Personeel (beschikbaarheid, betaalbaar, gekwalificeerd)
  3. Financiën
  4. Huisvestingsbeleid

Inzicht in deze pijlers

In zorgorganisaties wordt veel data vastgelegd. Het vastleggen van data mag geen doel op zich zijn, maar moet uiteindelijk leiden tot informatie en inzicht ten aanzien van de performance op de genoemde pijlers. Schematisch kunnen we dat als volgt weergeven:

De informatie uit de brondata krijgt waarde als deze wordt vertaald in inzicht. Veelal op de kritische prestatie indicatoren die genormeerd zijn door interne kaders of benchmark gegevens. Dat inzicht biedt vervolgens de basis voor besluitvorming (sturen & beheersen).

Informatie naar “feed forward” inzicht

Veel organisaties zetten tegenwoordig BI-tools in om informatie en inzicht te verstrekken aan budgetverantwoordelijke. Een goede inrichting van de systemen en het hebben van de juiste rapportagetools is onmisbaar. Een goede werkverdeling tussen de inhoud van een financial controller en een business controller is daarbij net zo belangrijk. En last but not least: kijk niet alleen terug, maar juist vooruit (feed forward).

Impact inkoopbeleid op de vier pijlers

Data & Processen

Het inkoopbeleid 2021 heeft invloed op de financiële middelen die verbonden zijn aan de zorgproductie, het personeel en de huisvesting. Daarmee worden alle vier de pijlers van sturing geraakt. Welke invloeden zijn te voorzien en op welke processen kunt u sturen? We benoemen enkele belangrijke ontwikkelingen die impact zullen hebben op de bedrijfsvoering.

Zorgproductie & Personele kosten (pijlers 1 en 2)

De personele kosten zijn de afgelopen jaren door de cao’s harder gestegen dan de vergoeding uit de tarieven. Tevens heeft een flinke groep zorgmedewerkers ervoor gekozen om te gaan werken vanuit een ZZP-constructie, wat zorgt voor een extra opstuwend effect van de personele kosten. De arbeidskrapte op de markt zorgt ook voor concurrentie tussen zorgaanbieders. Zorgaanbieders met financiële daadkracht, winnen vaak de strijd als het gaat om het binnenhalen van goed en gekwalificeerd personeel. Overige zorgaanbieders zullen moeten inzetten op andere arbeidsvoorwaarden om personeel aan zich te blijven (ver)binden. Dit kan bijvoorbeeld door hen een volledig opleidingstraject aan te bieden of secundaire beloningen uit de WKR beschikbaar te stellen.

In 2021 zullen de inkomsten voor de geleverde zorgproductie afnemen bij een lager inkooptariefpercentage. Om onbalans tegen te gaan tussen inkomsten en kosten, zal verder sturing moeten worden geven aan een juiste formatieve inzet en deskundigheid van medewerkers, mantelzorgers en vrijwilligers. Hierbij moet er ook meer aandacht komen voor sturing op kosten, kwaliteit en het rendement van een zorgproduct. Inzet van zorginnovatie en zorgtechnologieën zijn nodig. Bijvoorbeeld een zorgrobot, beeldschermbellen, zorgapps, domotica etc. Uw zorgorganisatie moet immers voldoen aan het kwaliteitskader verpleeghuizen. Echter, als de zorg niet meer betaalbaar is, dan is kostenbeheersing onvermijdelijk.

Facilitaire processen (pijlers 1 en 2)

Met de voorgestelde verlaging van het inkooptarief in 2021 is het belangrijk om bedrijfsprocessen efficiënter in te richten. Dit geldt zowel voor zorgprocessen als voor facilitaire processen, aangezien daarmee de meeste personele en materiële kosten zijn gemoeid. Daar waar verdere efficiency niet meer lukt, is uitbreiding van het zorgvolume met beperkte extra inzet van personeel en materieel wellicht een optie om schaalvoordelen te behalen. Ook kan een samenwerkingsverband met andere zorgorganisaties uitkomst bieden.  Aan welke procesverbeteringen geeft u prioriteit en welke procesverbeteringen kunnen nog even wachten?

De facilitaire kosten zijn na de personeelskosten het hoogst bij zorgaanbieders. In de praktijk zijn de hoogte van deze kosten sterk afhankelijk van de onderliggende contracten. Dit maakt het mogelijk om door benchmark of door het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen invloed uit te oefenen op de uiteindelijke kosten. Door facilitaire processen (wasserij, schoonmaak, ICT, voeding etc.) beter in te richten en de facturenstroom per leverancier te verminderen of gebruik te maken van purchase to pay, kunnen kosten worden bespaard.

Huisvesting (pijler 4)

De NHC/NIC wordt in 2021 nog voor 100% vergoed en is voor het aankomende jaar niet onderhandelbaar. Vanaf 2022 hebben zorgkantoren aangekondigd dat naar alle waarschijnlijkheid de NHC/NIC wordt gedifferentieerd om zo beter tegemoet te kunnen komen aan de regionale verschillen in vastgoedprijzen. Met het oog op de toekomstige toename van de zorgvraag (dubbele vergrijzing) is een stijging van geclusterde woongroepen te verwachten. Er zal vraag komen naar nieuwbouw- en verbouwlocaties met vergaande automatiseringsprojecten, robotica en domotica-installaties. De zorg zal daarbij naar verwachting meer geboden worden in de vorm van extramurale zorgproducten en/of VPT met volledige scheiding van wonen en zorg.

Toekomstige ouderen hebben de behoefte om zelfstandig te blijven wonen met daarbij alle comfort,  veiligheid en zorgvoorzieningen in de nabijheid. Onderzoeken hebben uitgewezen dat ouderen bereid zijn te verhuizen naar dergelijke woonzorgcomplexen. De afgelopen tijd is de focus van de overheid hoofdzakelijk gericht geweest op het afbouwen van lagere ZZP’s en betere kwaliteit in verpleeghuizen. Met het beschikbaar stellen van kwaliteitsmiddelen voor verpleeghuizen zal dat niet veranderen, maar lijken zorgkantoren innovatieve oplossingen en bouwinitiatieven voor de toekomstige ouderen vanaf 2021 extra te willen stimuleren.

En nu?

De begroting 2021 of forecast voor de komende 18 maanden kent dus de nodige uitdagingen. Daarbij kunt u waarschijnlijk “slecht” leunen op de performance van uw zorgorganisatie over de afgelopen drie maanden en de komende periode, aangezien in de data de effecten van het coronavirus zitten. Om te zorgen dat u kunt sturen, heeft u kwalitatief goede “feed forward” inzicht nodig. Begin daarom tijdig aan uw begrotingsproces of maak de slag naar rolling forecast om zeer frequent geïnformeerd te worden met het inzicht dat u nodig heeft om te sturen op de performance van uw zorgorganisatie.

Dit artikel liever in PDF? Download hem hier!

Download de PDF (PDF, 234.90 Kb)

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Folkert-Jan Slagter