Stichting Pergamijn

Laat twee AAG-adviseurs samenwerken aan een project, en je krijgt een optimaal resultaat. Dat bewijzen Mathijs Ras en Suzanne van Drunen, resp. adviseur facility management en HR-consultant. Zij zetten een HR Servicedesk op, waarbij ze gebruik maken van elkaars kennis en kunde. Een succesvolle combinatie, zoals blijkt als ze vertellen over hun praktijkervaringen bij Pergamijn, een organisatie die cliënten met een verstandelijke beperking begeleidt.

Suzanne werkte in 2020 een aantal maanden als HR-functionaris bij de Limburgse organisatie. Na de eerste fase ging ze verder als adviseur en lid van het projectteam. Hoewel het coronavirus ook hier toesloeg, kon ze een aantal concrete resultaten boeken. Zo voelt de organisatie zich nu meer ‘eigenaar’ van het proces om te komen tot een HR Servicedesk. Dat is mede te danken aan de samenwerking met Mathijs, die de ervaring meebracht die hij in eerdere projecten heeft opgedaan. Sinds oktober 2020 werken ze samen aan het project bij Pergamijn, en eind juli van dit jaar moet de nieuwe HR Servicedesk er stáán. Omdat het niet alleen gaat om de servicedesk zelf, maar vooral ook om goede afspraken met de backoffices én om een cultuurverandering, spreken we bij AAG van een integrale serviceorganisatie.

Formats finetunen

Suzanne: “We hebben veel energie en tijd gestoken in de opzet en de te nemen stappen om te komen tot de HR Servicedesk. Mathijs heeft tijdens zijn werkzaamheden voor andere organisaties een aantal formats ontwikkeld. Die kwamen hier goed van pas, want daardoor konden we efficiënt samenwerken aan het project. We konden de formats finetunen op basis van de specifieke wensen en kenmerken van deze organisatie. Mijn fysieke aanwezigheid in de eerste maanden heeft ervoor gezorgd dat ik de processen goed in beeld kreeg, dat ik veel mensen leerde kennen en ook kon adviseren bij de invulling van de formatie.”

Mathijs: “Suzanne weet veel van wetten en regels op het gebied van personeelsmanagement. Die kennis bleek van grote waarde. Al snel haakten de mensen van Pergamijn aan, zodat we een effectief projectteam konden formeren. In april a.s. hebben we weer een vergadering van de projectgroep. Hopelijk ‘live’, maar de ervaring heeft geleerd dat online ook werkt. We hebben, om de werkprocessen goed in beeld te krijgen, 20 sessies georganiseerd, telkens met een andere groep medewerkers. Daar was online werken juist een voordeel. Het mooie is dat de interne projectleider vanuit Pergamijn nu meer op de voorgrond komt, dus we kunnen de organisatie steeds een beetje meer ‘loslaten’. Dat is natuurlijk ook de bedoeling!”

Aansprekende resultaten

Er zijn grote stappen gezet, constateren beide adviseurs: “We hebben in het begin een goede planning gemaakt. Dat wekte veel vertrouwen bij de medewerkers. Door onze ervaring hebben we een goed zicht op de tijd die processen in beslag nemen. Met name de procesuitwerking kost veel tijd. Maar het mooie is dat de resultaten ook aansprekend zijn. Je kunt alle kritische punten goed in beeld brengen. Dat levert in een later stadium tijdwinst op.”

Mathijs heeft veel ervaring op het gebied van medezeggenschap, bijvoorbeeld als het gaat om samenwerking met de Ondernemingsraad. “De ervaring die ik met dat onderdeel van de organisatie heb opgedaan bij eerdere projecten, heeft ons absoluut op voorsprong gezet”, vertelt hij. “Bovendien weten we uit ervaring dat een meewerkende voorman/-vrouw een absolute meerwaarde heeft: de afstemming met de backoffice verloopt soepel en je kunt goede afspraken maken met de collega’s, bijvoorbeeld over de vraag waar de grens ligt tussen de werkzaamheden en bevoegdheden van servicedesk en backoffice.”

Complimenten

Suzanne: “De wisselwerking tussen onze beide specialismen levert Pergamijn de nodige voordelen op. Dat zien ze zelf ook, en ze maken er goed gebruik van. Je ziet bij deze vorm van verandermanagement altijd dat het niet voor iedereen even prettig is, maar iedereen heeft fantastisch meegewerkt.

De opdrachten die wij gaven, werden punctueel uitgewerkt. We kregen ook vaak complimenten van de medewerkers, die duidelijk veel waardering hebben voor onze inbreng. Bij dit project zagen we een toenemend eigenaarschap van de werkprocessen. En dat is precies wat we willen: we zien het als onze taak om alle voorwaarden te creëren waarmee de organisatie zelfstandig verder kan. Natuurlijk zijn we altijd bereid om ook in een later stadium mee te denken over de implementatie van de processen. Ook op afstand kun je prima met elkaar sparren.”