Sevagram biedt ‘zorg met bezieling’ in de regio’s Heerlen, Maastricht en Heuvelland, waarbij echte aandacht voor de cliënten centraal staat. Hun leven zo aangenaam mogelijk maken is het devies. Dagelijks zetten 2.750 medewerkers en 1.200 vrijwilligers zich met passie en betrokkenheid in, in 22 zorgcentra, een geriatrisch revalidatiecentrum, thuiszorg en twee hospices. Mensgericht denken, kijken, luisteren en doen is het uitgangspunt. Hiervoor heeft Sevagram de Planetree-zorgvisie omarmd. Planetree is een zorgvisie, die erop is gericht dat cliënten zorg als goede zorg ervaren en medewerkers met plezier uitstekende zorg verlenen.

Bêr Daemen, Hoofd Stafdiensten bij Sevagram, vertelt waarom Sevagram heeft gekozen voor de dienstverlening van AAG.

Op welke manier heeft AAG uw organisatie ondersteund?

AAG heeft Sevagram geholpen met het opstellen van een toekomstbestendig strategisch facilitair plan. Belangrijke aspecten hierbij waren de kwaliteit, haalbaarheid en de betaalbaarheid van de facilitaire producten/diensten. Er is gestart met een kick-off vanuit de directie en AAG om de facilitaire organisatie eenduidig te informeren. Vervolgens hebben de diverse specialisten van AAG zich een beeld gevormd van de facilitaire processen op de locaties van Sevagram. AAG heeft bij de analyse van de facilitaire processen quickwins geformuleerd zodat een besparing op korte termijn ingezet kon worden. Deze besparingsopties moesten vervolgens wel passen binnen de te ontwikkelen visie op lange termijn.

Onderdeel van de inventarisatie was tevens het inzichtelijk maken van de integrale kostprijzen van de facilitaire diensten. Op basis van de (financiële) inventarisatie is middels een aantal werkgroepen met een afvaardiging vanuit cliënten en de organisatie visie gevormd op de facilitaire deelprocessen. Vanuit deze visies zijn de toekomstige facilitaire formules ontwikkeld en beschreven voor de verschillende producten en diensten. Ook werd de organisatiestructuur vormgegeven. De haalbaarheid en betaalbaarheid is bepaald aan de hand van de nieuwe integrale kostprijzen. Aansluitend is een implementatieplan opgesteld.

Wat heeft het uw organisatie opgeleverd?

Voor de formules die zijn uitgerold zijn de processen, instructies en een businessplan uitgewerkt. Het resultaat is dat het voor alle medewerkers in alle locaties helder is hoe de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor deze diensten zijn verdeeld en hoe te handelen bij noodzaak tot afwijken.

Ook is de kwantiteit en kwaliteit van alle betrokken medewerkers aan de maat gebracht en beschikken alle medewerkers over de hulpmiddelen die noodzakelijk zijn voor het adequaat uitoefenen van hun taken. Ook is overleg gestructureerd. Daarnaast is een 24/7 bereikbaar Centraal Meldpunt nieuw voor Sevagram.

Sinds de dag van invoering was dit al een succes. Medewerkers weten dat zij bij klachten, wensen, informatie of storingen direct contact kunnen leggen en dat het Meldpunt de afhandeling bewaakt en voor communicatie zorgdraagt. Daarnaast kan op een eenvoudige wijze stuurinformatie t.a.v. de facilitaire en technische processen worden gegenereerd. Het oplossen van technische zaken was voorheen bij 2 partijen ondergebracht (Huismeesters en Technische dienst).  Dit leidde vaak niet tot het gewenste resultaat. Nu liggen alle technische vraagstukken bij een afdeling en is het voor iedereen veel duidelijker geworden. Hierdoor worden storingen sneller en beter afgehandeld.

Hoe draagt onze oplossing bij aan een samenhangende bedrijfsvoering?

Door de invoering van uniforme werkwijzen en transparantie in de processen en kosten is de samenhang en afhankelijkheid tussen de afdelingen meer helder. Hierdoor is inzicht in de afhankelijkheid van de samenwerking gecreëerd, waardoor afdelingen meer samen dan naast elkaar optrekken. Tevens zien we dat alle medewerkers, zowel zorg als facilitair, zich meer kunnen toeleggen op zaken waar men goed in is. Dit geeft een enorme impuls aan de efficiëntie en effectiviteit van de diverse afdelingen alsook van het geheel.

Hoe draagt deze oplossing bij aan het slimmer, sneller en menselijker maken van de bedrijfsvoering?

Er is over alle locaties heen duidelijkheid t.a.v. processen, taken, bevoegdheden, functievereisten, ontwikkelmogelijkheden, PDCA, e.d. Hierdoor doen we de goede dingen, meteen op een goede wijze, door mensen met passie en inzicht in de belangen van de klant.

Waarom AAG?

AAG heeft medewerkers met kennis van de markt en kwaliteiten om dit goed te verwoorden in realistische en bruikbare adviezen.

Zou u AAG aanbevelen aan andere organisaties?

Met de kennis opgedaan bij Sevagram zijn weer leerzame ervaringen toegevoegd aan de kennis van de medewerkers van AAG. Het is zinvol van deze kennis gebruik te maken. AAG is dan ook ten zeerste aan te bevelen.

AAG heeft medewerkers met kennis van de markt en kwaliteiten om dit goed te verwoorden in realistische en bruikbare adviezen.

Bêr Daemen Hoofd Stafdiensten

Deel deze referentie

Meer weten over het opstellen van een strategisch facilitair plan? Neem contact met mij op!