De opdracht die Mathijs Ras van Moviera kreeg, was simpel maar veelomvattend: zorg ervoor dat onze nieuwe gebouwen zó worden ingericht dat cliënten en medewerkers er met plezier gebruik van maken. Én dat de kosten van inkoop, inrichting en inhuizing passen binnen de begroting. Matthijs, adviseur facility management bij AAG, startte medio juni jl. met zijn ‘supergave klus’. Eind 2021 worden de gebouwen opgeleverd, en in begin 2022 volgt de verhuizing. Dan moet er heel veel geregeld zijn.

Moviera is een organisatie die zich inzet voor het voorkomen, bestrijden en stoppen van huiselijk geweld; met name voor vrouwen (en eventueel hun kinderen) die te maken hebben met huiselijk geweld. De organisatie is gevestigd in Utrecht en Oosterbeek; de nieuwbouw wordt gerealiseerd in Utrecht en Arnhem. Voor Mathijs is deze opdracht niet helemaal nieuw: voor eerdere opdrachtgevers heeft hij ook al meegedacht over de realisatie van de gebouwen – in het bijzonder over facilitaire zaken. “Bij Moviera waren al veel afspraken gemaakt toen ik begon aan deze opdracht”, zegt hij. “Maar er bleek toch nog zó veel te regelen dat de organisatie het verstandig vond om er een adviseur bij te halen. Mijn taken zijn heel divers: partijen contracteren voor de inrichting en de verhuizing, maar ook voor de schoonmaak, de glazenwassers, de tuininrichting etc. etc.”

Werkgroepen

“Het gaat dan natuurlijk heel vaak over besluitvorming. In de praktijk hoeven het managementteam en het bestuur niet betrokken te zijn bij alle besluiten. Daarentegen is het wel van belang om de mensen erbij te betrekken die straks in het gebouw gaan werken: de werkvloer. Dat betekent dat er veelvuldig overleg is met deze collega’s maar ook met de Cliëntenraad. Er zijn diverse werkgroepen gevormd die zich met alle aspecten van de nieuwbouw bezighouden. Dan heb je het niet alleen over de kleuren van de inrichting en het aantal bureaustoelen! Neem nu zaken als energie, elektriciteit, klimaatbeheersing, ict en – heel belangrijk: het toegangsbeleid. Dat moet allemaal geregeld zijn vóór de medewerkers en de cliënten hun intrek nemen in de gebouwen.”

Na Covid-19

Hoewel de Covid-19-tijd nu (hopelijk) grotendeels achter ons ligt, laat die zijn sporen na. De gebouwen zijn ontworpen in een tijd dat de kantoorruimtes nog gevuld waren met medewerkers. Het is anno 2021 maar de vraag hoeveel werkplekken straks in de nieuwe gebouwen nodig zijn. Een aantal medewerkers zal immers grotendeels thuis blijven werken. “Maar hoeveel? Dat is nu nog de vraag”, zegt Mathijs. “Er is intensief contact tussen de afdelingen facilitair en zorg (dienstverlening, zoals dat bij Moviera heet). De zorgmanagers kunnen antwoord geven op de vraag hoeveel mensen straks in het gebouw aan het werk zijn. Je hebt nu eenmaal een aantal vierkante meters, en daar moet je het mee doen. Die vierkante meters moet je dus zo slim mogelijk inrichten. Gelukkig is iedereen heel gemotiveerd. Nu de gebouwen deels voltooid zijn, krijg je ook echt een beeld van hoe de nieuwe situatie er uit gaat zien. We brengen regelmatig bezoeken aan de nieuwbouw met diverse groepen betrokkenen.”

De juiste keuze

“Alle afspraken die gemaakt zijn, moeten allemaal worden vastgelegd. Ook daarvoor hebben we input vanuit de zorg nodig, want het gaat vaak om heel praktische dingen waarmee medewerkers elke dag moeten werken.”
Dat brengt hem op een onderwerp waarmee de facilitair manager ook geconfronteerd wordt: “Een verhuizing is vaak ook hét moment om contracten met leveranciers, onderhoudsbedrijven en dergelijke eens tegen het licht te houden. Leveren ze allemaal wel de service die we van hen verwachten? Of doen we de dingen omdat ze nu eenmaal zo gaan? Dit is een prima moment om contracten te evalueren. Ten slotte zijn de inzichten in de loop van de tijd behoorlijk veranderd. In dat verband is het mooi dat ik in voorkomende gevallen altijd een beroep kan doen op mijn collega’s bij AAG.”

Mathijs filosofeert graag over zijn opdracht: “Een gebouw dwingt de gebruikers tot keuzes, maar tegelijkertijd moet je keuzes maken om een gebouw zó in te richten dat het op een goede en prettige manier gebruikt kan worden. Die filosofie staat centraal bij alle keuzes.”

Deel deze referentie

Meer weten over dit project? Neem contact met mij op!

Mathijs Ras