Over dit artikel

We zien nogal eens dat ‘lean’ een ander woord is voor bezuinigen. Daardoor heeft het begrip een negatieve bijklank gekregen. ‘Lean’ betekent niets meer of minder dat je alles doet om aan de werkelijke behoefte van de klant (lees: medewerker, cliënt) te voldoen. Het gaat om het leveren van klantwaarde. Wat daar niet aan bijdraagt, moet je niet meer doen. Dan blijven de echt belangrijke zaken over. Dat is ‘lean’. Uiteraard zijn er processen die je moet uitvoeren, omdat wet-of regelgeving dat verlangt (denk aan legionellabeheer, HACCP audits e.d.) of omdat het moet (onderhoud aan gebouwen, basisschoonmaak)

Hoe ‘lean’ is de zorg eigenlijk?

We zien overal zorgorganisaties die de werkelijke klantbehoefte heel goed in kaart hebben. Maar dan gaat het vrijwel altijd om de zorg zelf. Tegelijkertijd zien we dat het facilitaire proces daarin niet altijd is meegenomen. Als dat niet gebeurt, kunnen beide processen elkaar in de weg gaan zitten, terwijl je juist wilt dat ze elkaar versterken. ‘Facilitair’ werkt vaak nog volgens oude regels en binnen rigide budgetten. Of verwachtingen zijn sky-high en het budget is beperkt. Verwachtingen bespreekbaar maken is dus een logische stap. Dat doe je door zoveel mogelijk direct met de klant in gesprek te gaan en zo de “stem van de klant” te horen. Een praktisch voorbeeld hiervan is een rondgang door de gebouwen met leden van de cliëntenraad. Daar komen zaken naar voren die erg waardevol zijn en input vormen voor het voeren van het gesprek over hoe zaken zijn georganiseerd en wat beter kan. Uiteraard binnen de (financiële en formatieve) mogelijkheden en kaders.

Als je weet wat belangrijk is voor de medewerker en cliënt, kun je alle processen zó gaan inrichten dat ze optimaal werken. Een hele praktische manier is wat we in de lean-praktijk een “Brown Paper sessie” noemen: met alle betrokkenen kijk je naar het producten en dienstenaanbod: hoe hebben we dat eigenlijk georganiseerd? Vervolgens leg je het huidige proces vast (b.v. eten en drinken, schoonmaak). Hierbij kijk je met elkaar naar de klantwaarde, verspillingen in het proces en de doorlooptijd: wat kan beter, sneller, makkelijker? Welke stappen kunnen we wellicht tegelijk uitvoeren in plaats van na elkaar? Doen de juiste mensen de juiste dingen? Een goede, logische volgorde is hierbij cruciaal. Vervolgens ga je beoordelen welke formatie past bij die processen en hoe die moeten worden aangestuurd: centraal bij facilitair of decentraal, op de afdeling.

Wat levert het op?

In elk geval een betere organisatie, die weet waar de cliënt écht behoefte aan heeft. En uiteindelijk kan ‘lean’ ook besparingen opleveren. Bijvoorbeeld doordat je taken niet meer uitvoert die toch al nutteloos waren.

Maar in eerste instantie zul je waarschijnlijk wel wat moeten investeren, bijvoorbeeld door onderzoek te doen of door een project uit te voeren. Structurele verbeteringen leveren vaak meer op dan eenmalig bezuinigen; zowel financieel als qua klantwaarde en kwalitatief. Ook bij verbeteringen geldt: veel kleintjes maken één grote. Bovendien krijg je meer tevreden medewerkers die écht eigenaarschap over hun eigen processen hebben en zich meer kunnen focussen op hun kerntaken.

AAG organiseert een opleiding ‘lean facility management’. Deze opleiding is met name bedoeld voor facilitair managers van zorgorganisaties. Zij krijgen in die opleiding diverse tools aangereikt waarmee ze lean facility management kunnen implementeren. Je krijgt antwoord op vragen als ‘Hoe breng je de klantwaarde en de daarbij behorende processen in kaart?’ Maar ook: ‘Welke risico’s loop je als je het verkeerd aanpakt?’ Een aanrader voor iedereen die wil weten wat lean facility management werkelijk inhoudt!

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Meer weten over lean facility management? Bezoek ook eens deze pagina’s.

Quickscan Lean

Masterclass Lean facility management

Integrale serviceorganisatie

Meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met mij!