Over dit artikel

Lean facility management, maar dan écht!

Wat is de echte behoefte van de cliënt en hoe kunnen we daaraan optimaal voldoen? Die twee vragen staan centraal voor Bart Noordhof, adviseur lean facility management bij AAG. Zijn filosofie is helder: alles wat bijdraagt aan de behoefte van de cliënt, moet worden versterkt. Activiteiten die daar niet aan bijdragen, moet je niet meer uitvoeren. Dat is pas echt lean facility management!

We zien in de commerciële sector nogal eens dat ‘lean’ een ander woord is voor bezuinigingen.

“Dat klopt, en daardoor heeft het begrip een negatieve bijklank gekregen.” zegt Bart. “Wat mij betreft betekent ‘lean’ niets meer of minder dat je alles doet om aan de werkelijke behoefte van de cliënt te voldoen. Het gaat om het toevoegen van klantwaarde. Wat daar niet aan bijdraagt, daar kun je afscheid van nemen. Dan blijven de echt belangrijke zaken over. Dat is ‘lean’.”

Hoe ‘lean’ is de zorg eigenlijk?

“We zien overal zorgorganisaties die de werkelijke klantbehoefte heel goed in kaart hebben. Maar dan gaat het vrijwel altijd om de primaire taak: het leveren van zorg. Tegelijkertijd zien we dat het facilitaire proces daarin niet altijd is meegenomen. Als dat niet gebeurt, kunnen beide processen elkaar in de weg gaan zitten, terwijl je juist wilt dat ze elkaar versterken. ‘Facilitair’ werkt vaak nog volgens oude regels en binnen verstarde budgetten. Als ‘lean’ betekent: simpelweg meer doen binnen de bestaande budgettaire kaders, kun je er niets van verwachten.”

Het gaat dus om de werkelijke behoefte. Hoe weet je hoe die er uitziet?

“De eerste stap is dat je gaat kijken hoe het ‘huishouden’ op de afdeling er uitziet. Bijvoorbeeld door met de cliënten(raad) in gesprek te gaan. Door uit de rol van facilitair manager te stappen, zie je wat echt belangrijk is voor de cliënten. Dat zijn soms kleine, ogenschijnlijk onbelangrijke dingen. De vraag is dan: wat kun je bieden? En wat is minder belangrijk? Als je dat in kaart hebt gebracht, kun je de echte klantwaarde formuleren.”

Wat kan de organisatie daarmee?

“Als je weet wat belangrijk is voor de cliënt, kun je alle processen zó gaan inrichten dat ze optimaal werken. Dan weet iedereen wat de andere medewerkers doen, want ‘lean’ betekent ook dat alle afdelingen meedoen. Natuurlijk heeft dat ook alles te maken met de juiste volgorde: per stap komen er dingen bij die waarde toevoegen. Of kun je de stap helemaal weghalen. Een goede, logische volgorde is cruciaal. Vervolgens ga je beoordelen welke formatie past bij die processen, en hoe die moet worden aangestuurd.”

Dat is geen eenvoudige opgave.

“Grote organisaties hebben bij dit veranderingsproces meestal wel wat ondersteuning nodig. In kleinere organisaties zie je dat het soms ook zonder externe ondersteuning lukt. Maar ze moeten er dan wel de tijd voor nemen.”

Wat levert het op?

“In elk geval een betere organisatie, die weet waar de cliënt écht behoefte aan heeft. En uiteindelijk kan ‘lean’ ook besparingen opleveren. Bijvoorbeeld doordat je taken niet meer uitvoert die toch al nutteloos waren. Maar in eerste instantie zul je waarschijnlijk wel wat moeten investeren, bijvoorbeeld door onderzoek te doen of door een project uit te voeren. Kijk: kosten verlagen kun je vaak maar één keer. Structurele verbeteringen leveren vaak meer op; ook financieel. Ook bij verbeteringen geldt: veel kleintjes maken één grote. Bovendien krijg je meer tevreden medewerkers die écht eigenaarschap over hun eigen processen hebben en zich meer kunnen focussen op hun kerntaken.”

AAG organiseert een opleiding ‘lean facility management’. Wat leren we dan?

“Die opleiding is met name bedoeld voor facilitair managers van zorgorganisaties. Zij krijgen in die opleiding diverse tools aangereikt waarmee ze lean facility management kunnen implementeren. Je krijgt antwoord op vragen als ‘Hoe breng je de klantwaarde en de daarbij behorende processen in kaart?’ Maar ook: ‘Welke risico’s loop je als je het verkeerd aanpakt?’ Een aanrader voor iedereen die wil weten wat lean facility management werkelijk inhoudt!”

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!