Over dit artikel

We verwelkomen een nieuwe medewerker. HR, IT en ‘facilitair’ hebben hun werk prima gedaan: het contract ligt klaar, net als de bedrijfskleding in de juiste maat. IT heeft ervoor gezorgd dat er een laptop en/of telefoon is en dat aan de nieuwe medewerker alle rechten zijn toegekend die hij nodig heeft. Laat maar komen! Tja, zo zou het moeten gaan, maar het verloopt lang niet altijd zo soepel, weten HR-adviseur Kim Tann en adviseur facility management Mathijs Ras. De AAG-adviseurs kennen de dagelijkse praktijk maar al te goed.

“Iedereen is van goede wil, en binnen de diverse afdelingen loopt het vaak ook prima”, vertellen ze. “De problemen ontstaan als tussen de verschillende afdelingen niet goed wordt gecommuniceerd. Bijvoorbeeld omdat iedereen ervan uitgaat dat de andere afdeling het onderwerp wel oppakt. Alle kans dat de nieuwe collega zich dan niet meteen thuis voelt. En dat is wél de bedoeling bij ‘onboarding’, ofwel ‘indiensttreding’.

Maar onboarding is meer dan het in orde maken van de arbeidsovereenkomst: het omvat het hele proces van het aanbieden van de arbeidsovereenkomst tot en met een vlot verlopende introductie. Van een compleet contract waarin alles correct is weergegeven tot en met de nodige pasjes, inlogcodes, een e-mailadres en zelfs een ‘buddy’ die je de eerste dagen onder zijn of haar hoede neemt.”

Onboarding is een uitgekiend samenspel tussen de manager, de HR-afdeling, de ICT-afdeling en facilitair management”, zegt Mathijs. “HR is – als het goed is – de spil in dat hele proces, maar uiteindelijk moet onboarding een vlot lopend proces zijn tussen alle ondersteunende afdelingen. Een goede servicedesk kan hier een grote rol in spelen! Die vormt het gezicht van de ondersteunende afdelingen en zorgt als centrale spil voor een gestroomlijnd onboarding-proces.”

Gebrekkige afstemming

Kim: “Het maakt ook nog verschil of je met een grote of een kleine organisatie te maken hebt. Kleine organisaties hebben vaak geen servicedesk. In grote organisaties zie je soms dat de diverse afdelingen niet van elkaar weten wat hun taken zijn. Dus moet je de verantwoordelijkheden en dus ook de bevoegdheden binnen de verschillende afdelingen goed regelen. Niet alleen op het centrale kantoor maar ook op de verschillende locaties. Het zal je als enthousiaste nieuwe medewerker maar overkomen dat je tot de ontdekking komt dat je toegangspasje niet werkt, je niet in kunt loggen en dat je zelf moet uitzoeken hoe de organisatie nu eigenlijk werkt. Hoe welkom voel je je dan? Het is de taak van HR om het complete proces inzichtelijk te maken voor de hele organisatie. Hoe je het vastlegt, maakt niet uit. Áls je het maar vastlegt!”

Digitaal of op een A4’tje

Digitale systemen bieden heel veel mogelijkheden, stelt Mathijs. “Dan wordt automatisch een e-mail gestuurd naar de diverse afdelingen c.q. personen. Iedereen weet wie de nieuwe medewerker is, waar hij gaat werken, of hij een laptop, telefoon of sleutels moet krijgen etc. Als je een goede checklist hebt, kun je dat hele systeem ook gewoon op een A4’tje schrijven. Maar geautomatiseerd is het wel een stuk eenvoudiger. En dan hebben we het nog niet over de heel grote organisaties met veel medewerkers – en dus ook veel verloop. En met wisselingen tussen de verschillende locaties. Dat hou je echt niet bij in een notitieboekje.”

Alle systemen

De adviseurs van AAG kunnen hulp bieden als de organisatie er zelf niet uitkomt. Kim: “Wij kunnen in een vrij korte tijd het proces breed in beeld brengen. We beginnen met een onderzoek naar de wijze waarop het proces vanaf de aanstelling tot en met de introductie verloopt. We brengen het complete traject in kaart, en delen het in stukjes op. Dan gaan we bekijken waar het vertraagt of stagneert – en dus wat er beter kan. En natuurlijk geven we ook adviezen hoe je problemen kunt voorkómen, bijvoorbeeld door overleg te initiëren. Alle stappen en de bijbehorende doorlooptijden worden op deze manier inzichtelijk.” Mathijs: “Een voordeel is ook dat we de diverse bedrijfssoftwaresystemen als onze spreekwoordelijke broekzak kennen. Met alle systemen hebben we al gewerkt.”

Verwachtingsmanagement

Beide adviseurs benadrukken dat er maar al te vaak sprake is van onrealistische verwachtingen. “Vaak wordt gedacht dat HR het hele traject wel binnen één dag kan regelen. Zonder rekening te houden met alle facetten die voor vertraging kunnen zorgen. Als je aandacht besteedt aan verwachtingsmanagement, ontstaan er minder irritaties, doordat iedereen zich realiseert dat processen nu eenmaal een bepaalde tijd nodig hebben. Het probleem is dat veelal niet is vastgelegd hoe lang een proces mag duren. Als je een complete checklist hebt én je beschikt over een goed automatiseringssysteem, dan kan het hele traject van onboarding soepel en prettig verlopen. Met als resultaat een nieuwe medewerker die zich snel thuis voelt.”

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Mathijs Ras