Over dit artikel

“Logistiek is meer dan alleen het transport van de ene naar de andere plek. Het is een verzamelterm voor alles wat komt kijken bij het organiseren, plannen, besturen en uitvoeren van een stroom aan goederen vanaf de eerste tot de laatste fase.” Nevi (maart 2017)

Inkoop maakt afspraken met leveranciers op basis van een vooraf opgesteld programma van eisen en wensen. Ten minste, als het goed is. Want niet altijd wordt Inkoop bij de initiatiefase betrokken. Wanneer dat wel gebeurt kan inkoop een gedegen marktconsultatie houden, zonder dat hieruit al verplichtingen voor de zorgorganisatie ontstaan.

Inkoop neemt álle processtappen binnen de organisatie mee in het opstellen van een businesscase voor de leverancierselectie. Dat betekent dat aan alle intern betrokkenen en andere stakeholders naar hun wensen, huidige ervaringen en verbeterpunten wordt gevraagd. Met het inkoopbeleid van de zorgorganisatie en het opgestelde generieke programma van eisen wordt de markt geconsulteerd. Belangrijk hierbij is om vast te stellen of met het opgestelde generieke programma van eisen, de markt niet wordt overvraagd of dat juist innovaties worden gemist.

Contractmanagement

In deze initiatiefase wordt het huidige contract of worden de huidige contracten geanalyseerd en worden de verslagen van de evaluatiegesprekken met de huidige leverancier(s) erbij gepakt. Immers, bij goed contractmanagement zijn de verslagen en ervaringen goed gedocumenteerd. De strategie die omtrent dit product of productcategorie is vastgesteld wordt als leidraad gebruikt. Strategieën kunnen onder andere single sourcing (concentratie), dual sourcing (risico verminderen), multiple sourcing zijn.

Logistiek

Het gehele proces van bestellen, goederen ontvangst, goederen opslag, voorraadbeheer, uitgifte van de goederen en distributie behoren tot het interne logistieke deel.

Quickscan op inkoop

Met de quickscan op inkoop voert AAG sinds 2 jaar een snelle kwantitatieve analyse (ABC/Pareto-analyse) uit, waarmee de verhoudingen tussen de uitgaven in de zorgorganisatie in beeld komen. Daarbij vergelijkt AAG de analyse ook met de eigen benchmark van AAG, om snel vaste te stellen of de uitgaven in vergelijkbare organisatie in verhouding zijn. Zo ontstaat een goed beeld op het besparingspotentieel in de eigen organisatie. Lees er hier meer over.

Sourcing

De inkoopstrategie die wordt afgeleid uit de Kraljic-matrix per productcategorie, is bepalend voor de keuze van concentratie of diversificatie. We kennen vijf soorten sourcing: multiple sourcing, single sourcing, sole sourcing, second sourcing en shared sourcing. Sourcing wil zeggen: de manier van benaderen van leveranciers, met als doel leveringszekerheid van goederen en diensten op de langere termijn. De twee onderdelen Quickscan op inkoop en het vaststellen van de sourcing strategie zijn de basis voor afspraken met leveranciers. De afspraken worden vastgelegd in een contract (dat later weer wordt gemanaged) en een (over meerdere) Standard Level of Agreements (SLA).

Bestellen

  • Op welke manier wordt besteld? Door inkoop wordt in overleg met de stakeholder vastgesteld hoe er besteld gaat worden. Is er een aparte app of een webapplicatie? Of moet er via een e-mail of telefonisch worden besteld. Hoe volwassener leverancier en zorgorganisatie zijn in de systeemtechnologie, hoe efficiënter het bestellen verloopt. De juiste keuze spaart tijd en geld voor de interne organisatie.
  • Hoe vaak wordt besteld? Samen met de stakeholders wordt in de SLA afgesproken met welke frequentie wordt besteld. De frequentie is onder andere afhankelijk van welke volumes en in welke eenheden wordt besteld. Maar ook, hoeveel opslagruimte is er, hoelang is de houdbaarheidsdatum, wat is de omloopsnelheid van het product en wat is de prijs van een groter volume ten opzicht van een kleiner volume?

Interne kosten

De optimale logistieke afstemming is een consensus tussen de interne kosten en de kostprijs van het product. De interne kosten worden onder andere opgebouwd door rente op de voorraad en huisvestigingskosten. Daarnaast spelen ook de kosten mee die nodig zijn aan ureninzet van de besteller (vaststellen van wat besteld moet worden, doorgeven van klachten), de logistieke medewerker (goederen ontvangst, voorraadbeheer en uitgifte/distributie) en de administratieve medewerker (boeken van de factuur, betaalbaar stellen van de factuur). Maar denk ook aan de kosten voor ICT, die het netwerk in stand houden zodat kan worden besteld via internet. Inkoop zorgt voor de juiste balans.

Externe kosten

Niet alleen de kostprijs van het product is een externe kostenpost. Bijkomende kosten kunnen de logistieke kosten zijn; de logistieke kosten van de transporteur. In deze kosten zijn niet alleen de afschrijving of het leasebedrag van de vrachtwagen verwerkt, maar ook de loonkosten van de chauffeur, de brandstof kosten, belastingen, verzekeringen, ed.

Kosten beheersen

De ervaring leert dat veel zorgorganisatie moeite hebben de kosten te beheersen. Leveranciers belasten alle kosten door en indexeren bij overvloed. Dit terwijl de zorgorganisatie steeds minder budget ter beschikking krijgt. De compensatieregeling komt te vervallen en er gaat een korting op de NHC plaatsvinden.

Hoe gaat de organisatie dan de kosten beheersen? AAG helpt zorgorganisaties dit te doen in 4 stappen.

  1. Quickscan op inkoop
  2. Sourcing strategie toepassen
  3. Contractanalyse en -management
  4. Borging en beperken van indexering

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg

Deel dit artikel