Elke organisatie bestaat uit verschillende afdelingen. Afdelingen, die vaak los van elkaar werken en af en toe elkaars hulp vragen. Terwijl er vaak veel meer samenwerking mogelijk en ook nodig is, om processen te optimaliseren en kosten te besparen. Zo ook in de zorg. AAG heeft als doelstelling de bedrijfsvoering van zorgorganisaties integraal te verbeteren. Ook wij werken met verschillende afdelingen, teams en expertises. Door deze kennis te bundelen en boven de individuele afdelingen samen te werken, zorgen we voor nieuwe oplossingen, producten en diensten die zorgorganisaties helpen hun bedrijfsvoering te optimaliseren.

Een voorbeeld van zo’n samenwerking in een zorgorganisatie is de verbinding tussen de (facilitaire) inkooporganisatie en de financiële administratie. De inkooporganisatie zorgt voor efficiënte inkoop van eten, drinken, schoonmaak enzovoorts. De financiële administratie zorgt dat facturen tijdig worden betaald. Tot zover is de verbinding tussen deze afdelingen uiteraard logisch. Maar er zijn nog veel meer activiteiten en processen waarbij beide afdelingen betrokken (moeten) zijn.

Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van factuur- en betalingstermijnen en de digitale verwerking hiervan. Aan het tijdig signaleren van het verlopen van een contract. Of aan het vastleggen van leveranciersbeoordelingen en evaluatiegesprekken.

Hier vindt u een tabel met alle inkoopactiviteiten die AAG voor klanten kan verzorgen. Per activiteit geven we aan of er een relatie (mogelijk) is met de financiële administratie. Dat zijn er waarschijnlijk meer dan u dacht!

In dit document hebben wij de overlappende activiteiten aan de hand van ons sturingsmodel in kaart gebracht. Daarbij is zowel aan de boven- als onderkant aangegeven welke onderdelen door Inkoop worden ontwikkeld en onderhouden. Daarbij is de informatie vanuit de financieel-administratieve kant onontbeerlijk. Zo ziet u, dat onderlinge informatie-uitwisseling tussen beide afdelingen noodzakelijk is om die belangrijke verbinding te leggen én te behouden.

Het sturingsmodel van AAG

Om ook in uw organisatie de verbinding te leggen tussen beide afdelingen, is het noodzakelijk dat de inkoper nauw samenwerkt met de controller. Alle activiteiten moeten goed vastgelegd worden in de diverse systemen en die systemen moeten gekoppeld zijn aan elkaar. Zo kunnen de processen verder geoptimaliseerd worden, voorkomt u dubbel werk en kunt u kosten besparen.

Inkoopscan

Om zorgorganisaties hierbij te ondersteunen, hebben we de Inkoopscan ontwikkeld. Met deze scan doorlopen we, samen met uw medewerkers, ruim 40 inkoopactiviteiten en -processen. Deze worden geanalyseerd en beoordeeld. Het resultaat is een overzichtelijke rapportage die per proces weergeeft hoe ‘volwassen’ dit proces is, welke risico’s u loopt en waar winst, besparingen of efficiencyslagen kunnen worden behaald. Op basis van de rapportage kunt u, eventueel samen met AAG, een inkoopstrategie en inkoopdoelen opstellen en zo uw inkoop- en financiële processen verder optimaliseren.

Praktijkvoorbeeld

Diverse organisaties hebben al gebruik gemaakt van onze Inkoopscan. Op basis van quick wins, hebben zij in een korte periode al een flinke besparing kunnen realiseren. Hieronder ziet u twee in het oog springende resultaten.

Omzet Kosten excl. personele kosten % ten opzichte van de omzet Besparing % daling van de kosten
Organisatie A € 8,5 mio € 2,13 mio 25 € 60.000 2,8
Organisatie B € 27 mio € 7,5 mio 27,8 € 150.000 2,0

Welke quick wins zijn er te behalen in uw organisatie? Wij zoeken het graag voor u uit!

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg