Over dit artikel

Veel organisaties hebben vandaag-de-dag net zoveel applicaties als soorten DATA in huis. We zien door de bomen het bos niet meer en verdwalen in de eigen DATA, applicaties of kasten met informatiehoudende mappen. Hoe krijgt u weer grip? Ik geef u de vier stappen.

Hoe is dat zo ver gekomen?

Het antwoord daarop is vrij eenvoudig en op te delen in 3 groepen:

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

1

Specifieke software voor assets

Bijna elk gebouwbeheersysteem of koffiemachine heeft zijn eigen, merk gerelateerde software etc.

2

Specifieke software voor processen

Zoals verwerken KWIS meldingen, registreren en opstellen van een MJOP.

3

Losse DATA

DATA zoals tekeningen, inspectierapporten, contracten en onderhoudsboeken die alleen maar beschikbaar zijn in hard copy.

Kortom een grote versnippering van DATA binnen een verscheidenheid aan, niet met elkaar communicerende, applicaties en kasten vol met (beheers)informatie.

Het uiteindelijke doel is om inzicht hebben in DATA en daar de voordelen van in te zetten in het dagelijks werk, beleid en visie.

Om dit doel te bereiken, is er een aantal stappen te doorlopen:

  1. Inzicht verkrijgen
  2. Bepalen toegevoegde waarde
  3. Applicatie en DATA voor je laten werken
  4. Beheren

 

Mooi aandachtspunt dat makkelijker gezegd is dan gedaan, maar zo belangrijk is voor een organisatie t.b.v. de processen, het beheer, het kunnen maken van beleid en als onderbouwing van de visie van de zorginstelling. Het is een klus waar veel bedrijven tegen op kijken, want “We hebben zóveel.” en “Ik heb zoveel in mijn hoofd, moet ik dat allemaal vast gaan leggen?”. Het antwoord daarop is eigenlijk heel kort: JA, want de gehele organisatie heeft er profijt van.

Door het verkrijgen van inzicht kun je als organisatie antwoorden krijgen op de volgende vragen:

  • Welke gegevens registreren we dubbel en waarom doen we dat?
  • Welke applicaties worden er gebruikt voor het beheer van onze DATA?
  • Hebben we alle DATA beschikbaar die we nodig hebben voor het goed uitvoeren van onze werkzaamheden, het beheren en verplichte verantwoordingen?
  • In hoeverre maken we gebruik van elkaars informatie / In hoeverre kunnen we gebruik maken van elkaars informatie?
  • Welke kosten zijn er verbonden aan de DATA die we beheren en kloppen deze met de gemaakte inschattingen?
  • Wat hebben we daadwerkelijk aan DATA beschikbaar?

En de meest voor de hand liggende:

  • Klopt wat de denken te hebben aan middelen en informatie met de werkelijkheid?

Betrouwbare DATA kan gebruikt/ toegepast worden in het dagelijks werk en bij het maken van beleid. Sterker nog: het hebben van de juiste DATA verwerkt in de juiste applicaties kan dit alleen maar versterken, zowel kwalitatief als kwantitatief! Door het hebben van de juiste DATA en door deze binnen zo min mogelijk applicaties te beheren, ontstaat er optimale omgeving die de processen ondersteunen en betrouwbare analyses mogelijk maken.

Resultaten die te bereiken zijn door inzicht te hebben in DATA zijn:

  • Beter in control van de DATA die je nodig hebt voor de dagelijkse werkzaamheden en het maken van Beleid & Visie.
  • Betere afstemming & samenwerking binnen de afdeling mogelijk aangezien de gehele organisatie over dezelfde gegevens beschikt.
  • Het opzetten van een Shared Service Centre (One Stop Shopping) eenvoudiger maakt waardoor er voor de klanten/ bewoners en voor de eigen organisatie duidelijk is waar ze hun vragen en verzoeken kwijt kunnen. (KWIS-loket)
  • Minder beheer doordat de gegevens centraal, in minder applicaties, geregistreerd staan en beheerd kunnen worden. (bij voorkeur 1). De data kan doormiddel van WEB-services of API’s (gegevens uitwisseling) met andere applicaties gedeeld worden waardoor deze allemaal over dezelfde, kwalitatief hoge, DATA beschikken.

 

Om te zorgen dat de DATA up-to-date blijft is het hebben van “DATA eigenaren” een must. De DATA eigenaar heeft als primaire (beheers) taak te zorgen dat de DATA klopt. Denk hierbij aan aantallen, prijzen, omschrijvingen en artikelen & producten. Tevens is de informatieverantwoordelijke ook het eerste aanspreekpunt voor het proces wat gerelateerd is aan de DATA waar hij/zij de “eigenaar” van is. (Zie beheren.)

Voorbeelden:

  • De beveiliging is verantwoordelijk voor de sleutels en toegangsbeheer, maar ook voor het proces van uitgifte van de sleutels en het sleutelplan.
  • De vastgoedbeheerder is verantwoordelijk dat het (D)MJOP klopt qua planning en bedragen, maar is ook verantwoordelijk voor het proces van de uitvoering van het (D)MJOP.

Het kunnen beschikken en werken met betrouwbare DATA brengt ook een aantal andere voordelen met zich mee, zowel van kwalitatieve al kwantitatieve aart.

  • Het goed inzicht hebben in DATA geeft ook rust binnen de organisatie, je weet namelijk dat de DATA waarover je beschikt ook de juiste is, dus betrouwbaar. Het is natuurlijk wel van belang dat deze DATA ook goed beheerd wordt. (zie beheren)
  • Betrouwbare DATA betekent ook dat je als organisatie flexibeler kunt zijn. Je weet namelijk wat je hebt. Hierdoor kun je ook sneller inzicht krijgen wat de gevolgen zijn als er een aanpassing binnen je (asset)omgeving doorgevoerd wordt. (1 op N relatie). De “verrassingsfactor” wordt lager.
  • Door het beschikken over betrouwbare DATA kan het management beter sturen. De DATA kan inzicht geven m.b.t. onderdelen waar mogelijk manco’s zitten, denk hierbij aan of je als organisatie voldoet aan alle compliance regels of het aantal BVO/VVO overeenkomt met de vraag of ambitie van de organisatie. De DATA kan de organisatie dus helpen bij het nemen van beslissingen en het maken van beleid.
  • DATA kan ook inzicht geven in financiële stromen doordat er inzicht ontstaat in bijvoorbeeld de hoeveelheden en dus de financiële waarde, van voorraden en assets. Hierdoor is het mogelijk voorraden zo klein mogelijk te houden en “asset derving” (kwijtraken van assets) te beperken.

Door het gaan werken met een Shared Service Centre is het tevens mogelijk bij te sturen op afwijkingen die ontstaan door veranderingen in de organisatie of huisvesting doordat er real time inzicht is.

  • DATA die op orde is maakt het voor de medewerkers van de afdelingen vastgoed & facilitair ook makkelijker zijn/ haar werkzaamheden uit te voeren. Ze hoeven zich niet meer af te vagen of de gegevens waarmee ze werken correct zijn. Indien blijkt dat de DATA niet op orde is weten ze bij wie ze moeten zijn om te zorgen dat de DATA op orde te komt (Zie beheren). Tevens is het mogelijk door het inzicht in de DATA processen op elkaar af te stemmen waardoor de kwantiteit en kwaliteit van het geleverde werk verbetert.

Tot slot, en dat is een van de  belangrijkste toegevoegde waarde, is het beschikken van meer tijd voor client/ bewoner en de medewerkers van de eigen organisatie onderling.

De laatste en niet onbelangrijkste schakel, is het beheer van de applicatie ten behoeve van het up-to-date houden van de software (versiebeheer) en het laten aansluiten van de applicatie bij de gewenste inrichting en autorisatie. Het doel hierbij is om te zorgen dat de applicatie de processen binnen de zorginstelling zo ondersteunt dat elke rol zijn/haar werk kan uitvoeren zonder erover na te hoeven denken dat wat hij/zij doet wel past binnen zijn/haar rol. Hierdoor kan hij/zij zich volledig focussen op de inhoud van het werk wat de kwaliteit positief zal beïnvloeden. Hierbij is wel van belang dat de scheiding tussen functioneel beheer (de functionele werking van de applicatie) en technisch-beheer (de technische werking van de applicatie) goed vastgelegd zijn. Want in de praktijk weet over het algemeen een medewerker vastgoed/ facilitair weinig van ICT en andersom.

 

Door het benoemen van DATA-eigenaren en dit ook (meetbaar) vast te leggen is het voor de organisatie ook duidelijk wie voor welke DATA verantwoordelijk is. Dit kan een persoon zijn, maar ook een rol die een medewerker invult. Dit laatste heeft wel de voorkeur aangezien verantwoordelijkheden beter aan een rol dan aan een persoon toegewezen kunnen worden. Ten behoeve van de uitvoering is aan te raden deze verantwoordelijkheid ook op te nemen in functiebeschrijvingen en/ of resultaat afspraken en, indien nodig, het geven van training ten behoeve van hoe DATA te beheren. De mede-DATA gebruikers moeten er namelijk wel van op aan kunnen dat de DATA waarvan ze gebruik maken UP-TO date is en blijft.

Rechten / autorisatie

Het hebben van een goed rechten-/ applicatiemodel is essentieel om te zorgen dat DATA in goede kwaliteit blijft en de processen goed blijven lopen. In samenspraak met de DATA-/ informatieverantwoordelijke zullen ook de rechten binnen de applicatie t.b.v. het inzien, mogen doorvoeren van mutaties en aanvullen van gegevens binnen de applicaties en het proces ingeregeld moeten worden. Belangrijk binnen een rechten-/autorisatiemodel is dat de medewerker weet welke rol hij heeft binnen het uitvoeren van zijn werkzaamheden. Welke rechten / autorisatie daarbij van toepassing zijn, zodat hij/zij zijn werk goed kan uitvoeren zodat dat het proces en de kwaliteit van de DATA niet onder druk komt.

Deel dit artikel

Heeft u vragen over data beheer en analyse? Neem vrijblijvend contact met me op.