Over dit artikel

Hoe staat uw organisatie ervoor en waar moet u bijsturen? Inzicht in prestaties en resultaten is van belang om tijdig maatregelen te kunnen nemen en verrassingen achteraf te voorkomen. Over welke tussentijdse rapportages beschikt u? En geven deze rapportages u voldoende informatie en het inzicht dat u nodig heeft? In dit artikel volgen een aantal tips voor het verbeteren van financiële stuurinformatie.

Wat is vooral niet aan te raden?

  • De rapportage is niet tijdig beschikbaar; gegevens zijn achterhaald en bijsturing is niet meer mogelijk.
  • De financiële rapportage geeft geen betrouwbaar beeld. Kosten en opbrengsten zijn niet volledig of juist. Denk bijvoorbeeld aan reserveringen voor verlofuren, vakantiegeld of een achterstand in de cliëntadministratie, waardoor de opbrengsten niet volledig zijn.
  • Het opstellen van de rapportage is te bewerkelijk, wat de foutgevoeligheid verhoogt en ten koste gaat van de betrouwbaarheid.
  • De rapportage is te beperkt of juist te uitgebreid (met onnodige gegevens) en geeft daarmee niet de informatie die nodig is.

Hoe hoort het dan wel?

  • Bepaal vooraf welke kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) voor u van belang zijn. Leg hierbij de juiste focus en maak keuzes. Is sturing op de personele kosten een belangrijke KPI? Laat dit dan voldoende terugkomen in de tussentijdse rapportage.
  • Breng relaties tussen KPI’s in beeld. Bijvoorbeeld: een verandering in de zorgprestatie heeft impact op de personele inzet.
  • Focus niet uitsluitend op de begroting. Zorg dat u afwijkingen kunt volgen en verklaren. Belangrijk is dat de ontwikkelingen tussen kosten en opbrengsten in verhouding zijn, zoals de opbrengst en kosten per FTE, opbrengsten per kalenderdag en productiviteit.
  • Stem KPI’s en rapportages af met de gebruiker. Verschillende gebruikersgroepen in uw organisatie hebben andere informatiebehoeften. Bespreek dit met de verschillende functionarissen.
  • Zorg ervoor dat een rapportage uitnodigt om te lezen. Het gebruik van bijvoorbeeld grafieken maakt de cijfers ‘levendiger’ en makkelijker leesbaar.
  • Bekijk of het interessant is om een rapportagetool of BI-tool te gebruiken. Excel biedt diverse mogelijkheden voor analyses, maar afhankelijk van de omvang van uw organisatie en informatiebehoefte zou een rapportage- of BI-tool oplossingen kunnen bieden.
  • Stel interne procedures op voor het periodieke afsluitingsproces van uw administraties. Dit kan met een checklist, waarin is opgenomen welke medewerker verantwoordelijk is voor welke taken, evenals de planning en deadlines. Bewaak daarnaast ook de naleving ervan.
  • Voer periodiek ook een gedetailleerde beoordeling uit op de balansposten. Denk hierbij aan reserveringen voor vakantiegeld, verlofdagen en eindejaarsuitkering. Vergeet niet om het juiste percentage voor opslag sociale lasten en pensioen mee te nemen, om een afwijking tussen de periodieke reservering en de uitbetaling (in mei en november) te voorkomen. Kijk ook kritisch naar tussenrekeningen en overloopposten, zoals nog te ontvangen en nog te betalen bedragen.
  • Houd rekening met de eventuele impact van een seizoenpatroon. Maak zo nodig een correctie in de rapportage om seizoenpatronen te elimineren en resultaten beter te kunnen beoordelen. Denk aan de maand februari met slechts 28 dagen.

Tot slot de belangrijkste tips:

  • Zorg voor goede analyses bij de stuurinformatie.
  • Stel hierbij actiepunten op ter verbetering van de resultaten.
  • Monitor de opvolging van de actiepunten.

Kortom: blijf met elkaar in gesprek, stuur tijdig bij en houd grip op de resultaten

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over financiële stuurinformatie? Neem contact met mij op!