Over dit artikel

Als bestuurder wilt u grip hebben én houden op de continuïteit van de zorg en dus ook op de (facilitaire) inkooporganisatie. De stabiliteit en flexibiliteit van uw organisatie wordt bepaald door de volwassenheidsfase waarin ‘inkoop’ verkeert. U heeft ongetwijfeld ervaren hoe belangrijk stabiliteit en flexibiliteit tegelijkertijd zijn om een schokgolf zoals die door Covid-19 in uw organisatie wordt veroorzaakt op te vangen. De impact van die schokgolf wordt bepaald door de manier waarop procedures zijn ingebed in de organisatie.

De mate van gebruik van de afgesproken procedures geldt ook inkoop. Wanneer de ketenverantwoordelijkheid en mate van volwassenheid groot is, heeft u waarschijnlijk geen problemen ondervonden bij de beschikbaarheid van de juiste en voldoende beschermingsmiddelen voor uw zorgmedewerkers.

Vijf niveaus

U kunt eenvoudig nagaan hoe volwassen uw inkooporganisatie is. Er worden namelijk vijf niveaus onderscheiden.

  • Niveau 1: Contractmanagement is ad hoc.
  • Niveau 2: Contractmanagement is ondergebracht bij een verantwoordelijke.
  • Niveau 3: Er wordt actief nagedacht over de contractlevenscyclus.
  • Niveau 4: Er is een contractlevenscyclus en contractmanagementbeleid en er wordt gewerkt volgens KPI’s.
  • Niveau 5: Als niveau 4 met geoptimaliseerd proces en als een geoliede machine; contractmanagement is volledig geïntegreerd.

Risico’s

Als uw inkooporganisatie onvoldoende volwassen is, loopt u diverse risico’s. Bijvoorbeeld:

  • Uw zorgorganisatie is niet in staat is om op het juiste moment de juiste (beschermings-)middelen in huis te hebben.
  • Lopende overeenkomsten worden te laat beëindigd.
  • Contracten worden onvoldoende volledig benuttigd.
  • U betaalt hoge prijzen omdat er producten worden besteld die niet in de overeenkomst zijn opgenomen.
  • De kosten om van leverancier te wijzigen zijn hoog.
  • De leverancier kan als ‘één-oog-koning-in-het-land-der-blinden’ opereren. Hierdoor maakt u onnodige kosten en is er mogelijk sprake van (te) lang durende projecten.

Besparen op inkoopkosten

Aansprekende resultaten boeken op inkoop is in de praktijk weerbarstig maar zeker niet onhaalbaar. Vanuit onze ervaring zien wij twee valkuilen.

Ten eerste hebben leveranciers een scherpe focus op sales, een sterke relatie met artsen en andere vakspecialisten en veel inhoudelijke kennis van hun productmarkt. Daardoor hebben ze een stevige marktpositie en zijn ze vaak in staat om prijs los te koppelen van de waarde van het product.

Ten tweede laten inkopers, gebruikers en ook consumenten zich te veel verblinden door de sticker ‘medisch’ of ‘professioneel’ en kijken te weinig naar waarom een product een bepaalde prijs heeft. Het gezonde verstand waarmee mensen bij privé-aankopen prijzen vergelijken en beslissingen nemen over meerwaarde versus meerkosten, lijkt als het om zorg gaat regelmatig afwezig. Als voorbeeld kan een ‘auto’ van € 35.000 vergeleken worden met een ‘vaatwasmachine’ met dezelfde verkoopprijs. Het materiaal en de in de auto verwerkte technologie zijn van een veel hogere kwaliteit dan die in de vaatwasmachine. Soms gebeurt ook het omgekeerde: inkopers kijken alleen naar de prijs, terwijl de kwaliteit weinig aandacht krijgt.

Door deze valkuilen te vermijden, kunnen goede inkoopresultaten worden behaald zónder in te boeten op de (medische) kwaliteit voor de patiënt of cliënt.

Praktijkvoorbeeld

Bij een zorgorganisatie in de gehandicaptenzorg heeft AAG een inkoopscan uitgevoerd. Hieruit bleek dat ruim de helft van de € 50 miljoen aan inkoopkosten beïnvloedbare inkoop betrof. We hebben een plan van aanpak opgesteld om de inkoopkosten terug te brengen. Na een jaar bleek dat de organisatie dankzij dit plan van aanpak jaarlijks circa € 250.000 kon besparen. Dit door onder andere:

  • factuurreductie: 25%;
  • leveranciersreductie: 50%
  • contractcoverage op basis van eigen inkoopovereenkomsten en AIVG van alle A- en B-leveranciers: 70%;

Tegelijkertijd werd de interne klanttevredenheid gewaardeerd met een 7, dus ook op dat gebied een mooi resultaat in korte tijd!

Wij adviseren u dan ook, zeker nu de inkomsten voor verpleging en verzorging zwaar onder druk staan, blijvend aandacht te hebben voor inkoop. Hierdoor blijft u ‘in control’.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg