Over dit artikel

Overstappen naar een nieuw Elektronisch Cliëntendossier (ECD) is niet eenvoudig. Het duurt soms wel een jaar voor het nieuwe ECD volledig is geïmplementeerd en raakt bijna alle afdelingen binnen de organisatie. Niet in de laatste plaats de cliëntenadministratie. Hoe kan deze afdeling u ondersteunen bij de overgang naar een nieuw ECD?

De rol van de cliëntenadministratie tijdens een implementatie

Het van belang dat de cliëntenadministratie deelneemt in de projectgroep voor de implementatie naar een ander ECD. De cliëntenadministratie is in een implementatietraject behulpzaam in het inrichten van cliënt- en zorgregistratieve processen, de conversie van gegevens én een goede opvolging van bijvoorbeeld wet- en regelgeving.

Cliënt- en zorggegevens converteren

Om te beginnen moet het nieuwe ECD gevuld worden met alle cliëntgegevens. Dit zijn verschillende soorten gegevens, bijvoorbeeld NAW-gegevens, contactpersonen of indicaties. Dit gaat vaak om grote hoeveelheden. Daarom worden deze gegevens meestal door middel van een digitale conversie van het oude naar het nieuwe ECD overgezet. Omdat de cliëntenadministratie bekend is met het oude systeem, kan de afdeling een grote rol in spelen in het samenstellen of controleren van deze conversiebestanden.

Nadat de conversie is uitgevoerd, zal een controle uitgevoerd moeten worden. Zijn alle gegevens juist en volledig overgezet naar het nieuwe ECD? Moeten er nog handmatige aanpassingen of toevoegingen worden gedaan? Het is belangrijk dat de cliëntenadministratie hier een actieve rol in aanneemt, zodat de gegevens zo compleet mogelijk van het oude naar het nieuwe systeem overgaan.

Tip: De conversie van gegevens biedt de uitgelezen kans om op te schonen. Vaak staan er gegevens, bijvoorbeeld contactpersonen, in cliëntdossiers die niet meer van toepassing zijn. De cliëntenadministratie kan erop sturen dat alleen de noodzakelijke gegevens in het nieuwe ECD worden overgenomen. Zo kan met een schone lei worden gestart.

Cliënt- en zorgregistratieve processen ontwerpen en inrichten

Het nieuwe ECD moet ook worden ingericht. Denk hierbij aan berichtenverkeer, registratie, declaratie en administratieve processen. Er moet een vertaling van de contracten met de verschillende financiers worden gemaakt naar de inrichting van het ECD. Hoe wordt de zorg geregistreerd en hoe wordt dit vertaald naar een declaratie die voldoet aan de eisen van de financiers? De registratie voor het primaire proces moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden, maar toch voldoende input leveren voor een goede declaratie. Wie doet daarin wat? Hoe voorkomt u dat het proces ergens stagneert?

En is het wellicht ook wenselijk overige processen, zoals zorgovereenkomsten en zorgplannen, in te richten in het nieuwe ECD? Afhankelijk van de rol die uw cliëntenadministratie hierin heeft binnen de organisatie kunnen zij meedenken deze processen in te richten in het systeem.

Tip: Bij de inrichting kunnen ‘key users’ het verschil maken. Dit zijn afgevaardigden van het primaire proces en zij kunnen meedenken over de vertaling van processen naar systemen. Een goede samenwerking tussen de key users en de cliëntenadministratie kan dit proces ten goede komen.

Informatievoorziening

Naast de vulling en inrichting van het nieuwe systeem moet de informatievoorziening niet vergeten worden. Welke informatie wordt nu gebruikt door de verschillende afdelingen en waar komt deze informatie vandaan? Is alle benodigde informatie ook weer eenvoudig uit het nieuwe ECD te halen? Informatievoorziening kan gaan over signaleringen voor zorgprofessionals, maar ook over prestatie indicatoren voor de organisatie.

Maakt u gebruik van een BI-tool? Is het ook mogelijk om het nieuwe ECD hierop aan te sluiten? De projectgroep kan meedenken over de verschillende mogelijkheden. Echter is het van belang dat elke afdeling aangeeft welke informatie zij gebruiken en welk doel dit dient. Ook de cliëntadministratie zal hier goed over na moeten denken.

Het ‘GO’ moment: een big bang of gefaseerde overgang?

Nadat bovenstaande zaken zijn afgehandeld, komt het moment dat u het ECD daadwerkelijk in gebruik gaat nemen. Doet u dat in één keer (het ‘Big Bang’-scenario) of door een gefaseerde overgang? Of kiest u ervoor om een bepaalde tijd schaduw te draaien met het nieuwe ECD? Al deze keuzes hebben verschillende gevolgen voor de cliëntenadministratie.

Bij een ‘Big Bang’-scenario gaan alle afdelingen in het primaire proces tegelijkertijd in het nieuwe ECD registreren. Dit kan ervoor zorgen dat er plotseling erg veel vragen bij de cliëntenadministratie terecht komen over de registratie. Bij een gefaseerde overgang gaan de teams op verschillende data over naar het nieuwe systeem. Dit heeft als gevolg dat niet alle productie in het nieuwe ECD geregistreerd wordt. Dit betekent dat de productie van het oude systeem in het nieuwe systeem geïmporteerd moet worden. Dit vraagt een goede controle vanuit de cliëntenadministratie.

De cliëntenadministratie is een belangrijke spil

Het is dus van groot belang de cliëntenadministratie te betrekken bij de keuze voor en implementatie van een nieuw ECD. Zij kunnen meedenken over de voor- en nadelen van de verschillende opties. Daarnaast kunnen zij aangeven wat de gevolgen van een bepaalde keuze zijn voor de registratie en declaratie.

Kortom: uw cliëntenadministratie is een belangrijke spil tijdens de implementatie van een nieuw ECD. Betrek ze actief bij het (voor)traject hiervan en geef ze de ruimte om hier genoeg aandacht aan te kunnen besteden.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!