Over dit artikel

In de nieuwsbrief van de maand april heeft u in het artikel “Heeft uw organisatie grip op uw facilitaire en vastgoed data?” kunnen lezen dat het voor veel bedrijven vaak lastig is om facilitaire en vastgoed data inzichtelijk te krijgen en te houden. In dit artikel willen we verder ingaan op de stappen na de verzameling en analyse van de vastgoed en facilitaire data.

“Hoe kan ik zorgen dat ik mijn vastgoed en facilitaire data op orde houd?”

Deze vraag wordt in gesprekken met klanten vaak aan adviseurs gesteld en is ook begrijpelijk, want hoe hou je de uit gesorteerde data “opgeruimd” en up-to-date. Je kunt gesorteerde data het beste vergelijken met een bak gesorteerde LEGO. Als je klaar bent met sorteren ben je blij dat je het gereed hebt, maar als je er eenmaal weer mee gaat bouwen zit alles in no time weer door elkaar en zoek je als nog als een speld in de hooiberg naar net dat ene stukje wat je nodig hebt.

Voor LEGO is deze uitdaging lastig op te lossen, maar voor data niet. De oplossing voor data is het inzetten van een Vastgoed Informatie Systeem (VIS) of Faculity Management Informatie Systeem (FMIS) applicatie. Het gesorteerd registeren van gegevens en deze koppelen aan een onderwerp/asset en eigenaar is bij de meeste VIS/FMIS applicaties een standaard functionaliteit. Oftewel, elk data item is gekoppeld aan een Asset/onderwerp en heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden hiervan.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Klinkt misschien heel complex, maar dat is het in het geheel niet. Binnen een organisatie is er altijd één medewerker die vanuit zijn/haar rol verantwoordelijk is voor een stuk data dat benodigd is bij het uitvoeren van zijn/ haar werkzaamheden. De uitdaging zit hem vooral in de selectie van de juiste applicatie die het beste aansluit bij de scope van de inzet van de applicatie. Oftewel, welke processen wil je de applicatie laten ondersteunen? Vastgoed en Facilitair of ook HR, Financiën en IT? Alleen het (D)MJOP’s of ook de huur/verhuur contract administratie?

Indien deze vragen beantwoordt zijn ben je al aardig op weg. Kijk bij het maken van je keuze ook vooral naar de toekomst, wat gaat er de komende 3-5 jaar met de afdeling gebeuren en welke invloed heeft dat op de inzet van een beoogde VIS/FMIS applicatie. Neem dus niet alleen de huidige scope van de inzet van de applicatie mee in de pakketselectie, maar kijk ook naar de toekomstige wensen.

Na de keuze van applicatie komt bij de implementatie, het inrichten en vullen van het VIS/ FMIS, de data weer in beeld. De conversie van de data de applicatie in is daar een van de belangrijkste stappen. Het is hierbij van belang dat samen met de benoemde data eigenaren en de leverancier goed gekeken wordt waar binnen de applicatie de data opgeslagen word.

Om te zorgen dat dit goed gebeurd is er een belangrijke stelregel namelijk de vraag:

op welke manieren kan ik weer beschikken (zien& benaderen) over mijn data.”

Bij het beantwoorden van deze vraag is het van belang dat data altijd op meerdere manieren, 3 of meer, benaderd en teruggevonden kan worden.

Voorbeeld:

Je hebt een aantal luchtbehandelingskasten binnen je object van merk x hoe ga je deze het liefste kunnen vinden:

  • Op merk/type nummer.
  • Op NLfsB-code.
  • Op Object/ ruimtenummer.
  • Op omschrijving (luchtbehandelingskast)
  • Op Verantwoordelijke (afdeling /rol)

En wellicht op:

  • Conditiescore
  • Onderdeel van het (bouwkundige) netwerk waar hij onderdeel van uitmaakt.

Om dit te kunnen realiseren is het dus van belang dat bij de import van het asset (data) te zorgen dat deze informatie aan het asset gekoppeld zijn/worden bij de data conversie. Het advies is dan ook om hier ruim de tijd voor te nemen. Daar heb je in het gebruik hier veel profijt van. Kies je hier niet voor dan is er een groot risico met alle gevolgen van dien.

De laatste stap in data beheer is het inrichten van de beheer organisatie, wie mag wat zien en wie mag muteren. Advies hierin is dat vooral het stuk wie mag muteren alleen bij de rol van eigenaar neergelegd wordt en er duidelijk beschreven wordt hoe mutaties doorgevoerd worden. Het risico is anders groot dan dat op kleur gesorteerd LEGO toch op vorm gesorteerd gaat worden omdat het niet duidelijk is dat het op kleur gewenst is.

Deel dit artikel

Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem contact op met mij!