Over dit artikel

Een vraag die in veel zorginstellingen en ziekenhuizen vaak gesteld wordt als ze een bed, of ander niet locatie gebonden inventariselement, verwachten op een locatie waar hij niet aanwezig blijkt te zijn. Dan als vervolg de vraag hoe kom je er dan achter waar dat betreffende inventariselement dan wel is? Dit is de 2e goede vraag waar wederom het antwoord meestal niet makkelijk op te geven is.

Voorbeelden van vraagstukken die we helaas een aantal keer per jaar tegen komen tijdens onze bezoeken aan zorginstellingen en binnen projecten. Tevens vraagstukken die wel steeds meer om een structurele oplossing vragen. Dit gezien de financiële invloeden van het niet weten waar je inventaris is, daardoor niet inzetbaar zijn, en de extra kosten voor huur van middelen die gemaakt moeten worden.

Probleemstelling:

Het beheer van mobiele inventariselementen (inventariselementen welke mobiel ingezet worden) is binnen de zorg als sinds jaar en dag een uitdaging waar al lang geen goede, integrale oplossing, voor voorhanden Is. Het gaat namelijk niet alleen over het vraagstuk waar is het inventariselement, maar ook over de vraag wat is de onderhoud status van het inventariselement. Bijvoorbeeld: Wanneer heeft het bed voor het laatst een onderhoudscontrole gehad en wanneer is het voor de laatste keer door de wasstraat gegaan? Vragen waar je voor goed beheer de antwoorden wel wilt weten. Uiteindelijk wil je namelijk niet dat gedurende het vervoer van een cliënt/ patiënt een van de wielen van de rolstoel aflopen of patiënt met lage weerstand in een vervuild bed terecht komt met alle mogelijke gevolgen van dien.

Deze vraagstukken komen dan nog boven op de beheervraag die elke eigenaar van de inventaris zou moeten hebben: “Ik wil weten waar mijn assets zijn en wat de technische & Hygiënische status hiervan is.

De oorzaken van deze vraagstukken liggen vaak procesmatig en niet zo zeer bij de medewerkers met als resultaat als basisvraagstuk:

Hoe kunnen we binnen onze (zorg)organisatie het beheer van de “mobiele” inventaris zo inregelen dat er inzicht is waar het inventariselement zich bevindt en wat de staat van het onderhoud is.

Helaas hebben we afgelopen 2½ jaar, gedurende de Corona periode, in de praktijk mogen meemaken dat veel zorgorganisaties hun (zorg)inventarisbeheer niet op orde hadden. Dit was goed te zien in het aantal inventaris bestellingen en huur aanvragen bij leveranciers. Vaak blijkt na een periode dat de inhuur/ koop ten onrechte gedaan waren omdat er uit allerhande hoeken en gaten bij de zorginstellingen “verloren” inventariselementen nopdoken, in sommige gevallen zelfs gewoon uit de (kelder)opslag van de betreffende organisatie.

Oplossing:

De oplossing voor dit vraagstuk is eigenlijk vrij simpel, maar daardoor ook direct erg lastig namelijk GOED BEHEER & BEHEER PROCESSEN. Een mooi uitgangspunt, maar in de waan van de dag O zo moeilijk uitvoerbaar. De oplossing zit hem dan ook niet in de menselijke factor, maar is het digitaliseren en procesmatig beheren van je inventariselementen met de hedendaagse techniek relatief eenvoudig op te lossen.

Voorzie elke inventariselement ,wat niet plaatsgebonden is, van een gps tracer, integreer deze binnen het netwerk van je organisatie en koppel dit aan je FMIS applicatie. Maar dan ben je er nog niet! Tevens dien je het beheer, procesmatig, goed ingeregeld te hebben. Niet alleen een proces voor uitgifte en inname, maar ook het benoemen van een eigenaar van de inventariselementen en het daarbij behorende beheer*.

*Zie hiervoor ook het artikel: Heeft uw organisatie grip op uw facilitaire en vastgoed DATA?

Schematisch overzicht integrale tracker binnen ICT netwerk

Resultaat & Toegevoegde waarde:

Het resultaat van een opzet zoals beschreven in bovengenoemde paragraaf is dat je de software applicaties (FMIS) voor je laat werken. Platgeslagen, het asset zelf meld waar hij is en wanneer hij welk onderhoud nodig heeft.

Het melden waar hij is komt voor rekening van de (Interne)GPS tracker. Deze geeft zijn locatie aan de hand van bijvoorbeeld een ruimtenummer of verkeersruimte locatie periodiek of real-time door aan het FMIS. Dit allemaal door de combinatie van ruimte- en inventarisnummer. De mate van het onderhoud gebeurd bijvoorbeeld aan de hand van planning (vaste datum), tijd (periode x geen onderhoud meer geweest), aantal mutaties in locaties, compliance regels of wasbeurten.
Deze afhankelijkheden kunnen aan de hand van een inventaris beheerflow (Volgordelijkheid), bepaald en vastgelegd worden in het FMIS.

Aan de hand van deze opzet hou je niet alleen de inventarisbewegingen binnen je pand in de gaten, maar ook je voor en achterdeur van je object. Als er geen locatie meer bij het inventariselement meer vermeld staat is de kans groot dat het inventariselement niet meer binnen het object aanwezig is, hier kan ook een (digitale)alarmering aan gekoppeld worden.

Als extra, niet onbelangrijke, informatie heb je op deze manier altijd inzicht in de hoeveelheid inventariselementen die in je object aanwezig zijn incl. de onderhoud status.

100% waterdicht krijg je het systeem nooit, want een tracker kan ook losraken, maar een grote stap vooruit is het in veel gevallen zeker. En het mooie is dat je meer in control bent waardoor er één ergernis opgelost is! Hierdoor is er meer tijd is voor andere zaken zoals bijvoorbeeld de collega’s, cliënten en patiënten.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over het beheer van inventaris? Neem gerust contact met mij op!