Over dit artikel

Het komt steeds vaker voor dat medewerkers in de zorg uitvallen, bijvoorbeeld vanwege toenemende werkdruk of andere (medische) redenen. Een veelvoorkomende oplossing is om deze zorgmedewerker werkzaamheden als roosteraar te laten doen. Echter; toenemende complexiteit en personeelstekorten maken het steeds lastiger de planning rond te krijgen. Hoe zorg je ervoor dat roosteraars over de juiste competenties beschikken, en hoe kun je hen hierbij ondersteunen?

In het vak gerold

In zorgorganisaties komt het steeds vaker voor dat medewerkers door allerlei (medische) redenen hun zorgwerkzaamheden minder goed kunnen uitvoeren. De fysieke werkzaamheden zijn te zwaar of te belastend. “Pak jij het rooster maar op” is dan een veel gehoorde oplossing, die je wellicht ook herkent vanuit je eigen organisatie. Makkelijke kantoorwerkzaamheden met een andere fysieke belasting, lijkt vaak de oplossing voor uitgevallen zorgmedewerkers. Veel roosteraars of planners (verder: roosteraars) zijn op die manier in het vak gerold.

Eerder ging het roosteren door deze medewerkers vaak goed, zeker als er sprake was van affiniteit met roosteren en plannen. Er was voldoende zorgpersoneel, veel kleine zelfstandige teams die eventuele roosterproblemen zelf konden oplossen en het aantal digitale systemen was nog beperkt.  Echter zijn op dit moment de personeelstekorten groot, is het ziekteverzuim hoog, worden verschillende digitale hulpmiddelen ingezet waarvan de medewerker verstand moet hebben en zijn organisaties zich steeds bewuster van de (financiële) consequenties van de personele planning. Ook zijn medewerkers steeds mondiger en wordt een goede werk-privé balans steeds belangrijker. Allemaal zaken die er voor zorgen dat er meer gevraagd wordt van de roosteraar. De cruciale rol van de roosteraar binnen de organisatie wordt steeds duidelijker. Immers is de personeelsplanning het hart van de organisatie waar gemiddeld 60 tot 70 procent van de kosten worden gemaakt.

Niet alle bestaande roosteraars beschikken over het juiste (kennis)niveau of de juiste vaardigheden. Sommigen hebben een training gehad in het plansysteem, maar vaker hebben zij het geleerd van een collega. Hierdoor kennen ze lang niet alle mogelijkheden van een plansysteem en wordt hiervan minder efficiënt gebruik gemaakt . Ook overige digitale vaardigheden, kennis van wet- en regelgeving, CAO en planstrategieën ontbreken in veel gevallen.

Maar wat kun je doen als je het bovenstaande herkent binnen je eigen organisatie? Vanuit AAG is onze ervaring dat veel zorgorganisaties hun huidige roosteraars het liefste niet kwijt willen. Ze doen het werk al lang, kunnen soms niet terug in de directe zorg en kennen de organisatie en de medewerkers goed. Maar, zorgorganisaties merken ook dat ze meer nodig hebben dan hun huidige roosteraars kunnen bieden. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt lijkt het werven van nieuwe geschoolde roosteraars geen voordehand liggende oplossing. Daarom geven we je graag handvatten voor een andere aanpak.

Ontwikkelbereidheid en mogelijkheden

Ondanks dat de huidige roosteraars nu niet optimaal functioneren, is het dus niet verstandig meteen afscheid van hen te nemen en nieuwe geschoolde medewerkers te werven. De arbeidsmarkt is ook voor deze beroepsgroep niet gunstig en nieuwe medewerkers missen bij aanvang een hoop kennis van de organisatie en van de zorgmedewerkers. Daarom is ons advies om eerst de potentie van je huidige roosteraars te onderzoeken.

Voordat je deze potentie kunt onderzoeken, is het belangrijk om een functieprofiel op te stellen van de nieuwe functie, welke duidelijk maakt wat van de roosteraar wordt verwacht. hierin beschrijf je wat de taken en verantwoordelijkheden van een roosteraar zijn en welke competenties nodig zijn om de functie uit te oefenen. Denk bijvoorbeeld na over welke kennis nodig is en over welk denk- en wekniveau de roosteraar moet beschikken. Breng ook in kaart over welke functie-specifieke vaardigheden de roosteraar moet beschikken, zoals het werken met roostersystemen en flexibel en stressbestendig zijn. Bundel deze informatie in een functieprofiel en bespreek dit met de huidige roosteraars. Zij krijgen hiermee een duidelijk beeld van de (nieuwe) functie en wat de eisen zijn die gesteld worden.

Belangrijk is om richting de betrokken roosteraars en de organisatie duidelijk te communiceren over het proces en hen hierin mee te nemen. Voor de huidige roosteraars is het natuurlijk een spannende tijd. Leg duidelijk uit wat het doel is van dit proces en benadruk dat voorop staat om hen te behouden. Benadruk daarnaast dat je ze wilt helpen om te ontdekken of dit werk echt bij hun past en wat ze nodig hebben om hun werk nog beter uit te kunnen voeren.

Vervolgens kun je middels een assessment (laten) toetsen of medewerkers over het juiste werk- en denkniveau beschikken en of ze bepaalde competenties (verder) kunnen ontwikkelen. Het doel van het ontwikkelassessment is om meer inzicht te krijgen – en de medewerker zelf meer inzicht te geven – in de sterktes en ontwikkelmogelijkheden van de medewerker m.b.t de functie. Vanuit het vertrekpunt van de medewerker worden in zo’n assessment de potentie en risico’s – ook wel ontwikkelpunten – in kaart gebracht.

Er zijn veel aanbieders van assessments met grote verschillen in aanpak, prijs en kwaliteit. Bij het bepalen van je aanpak spelen dan ook meerdere dingen een rol:

  • het doel van het assessment;
  • de zwaarte van de functie;
  • eventuele behoefte aan advies van een externe partij;
  • hoeveel tijd je aan het assessment(proces) wilt besteden;
  • het budget.

Aan de hand van de uitkomst van het assessment ga je met de medewerker in gesprek over of de functie past bij zijn of haar wensen en behoeften. Als er ontwikkelpunten uit het assessment komen, bespreek dan met de roosteraars of ze bereid zijn om opleidingen of trainingen te volgen. Het is belangrijk dat de organisatie ook bereid is om te investeren in opleiding of trainingen zodat deze medewerkers zich kunnen ontwikkelen. Op die manier kunnen ze hun functie (nog) beter uitvoeren, wat leidt tot betere roosters, rust in een team en meer werkplezier voor de medewerkers.

Je kunt een passend opleidingsprogramma opstellen om de roosteraars op het gewenste (kennis)niveau te brengen. Denk hierbij niet alleen aan opleidingen gericht op het plansysteem, maar ook aan opleidingen om roosteraars vakkennis en sociale vaardigheden bij te brengen. Een voorbeeld hiervan is de basistraining plannen en roosteren die AAG aanbiedt.

Onderhouden

Nadat de roosteraars de benodigde kennis hebben opgedaan en vaardigheden hebben ontwikkeld, is het belangrijk om hun kennis ook te onderhouden. Stel een scholingsprogramma op, volg de ontwikkelingen in de markt, evalueer regelmatig en blijf met elkaar in gesprek!

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Opstellen functieprofiel:
- Taken & verantwoordelijkheden
- Benodigde competenties
- Benodigde kennis
- Werk- denkniveau
- Functie-specifieke vaardigheden
- Sociale vaardigheden

Meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact met mij op!

Marjoke Dijkema consultant planning & roostering
073 6409199
m.dijkema@aag.nl

Deel dit artikel