De juiste inzet van medewerkers in de zorg was altijd al een uitdaging. Door de extramuralisatie werd die uitdaging alleen maar groter. U ziet de druk op de medewerkers zelf, de financiële middelen en de administratie stijgen. En dat terwijl het van cruciaal belang is dat het goed gebeurt. Want zonder medewerkers, registraties en declaraties, zijn er ook geen inkomsten. Om in deze bewegelijke sector hierop grip te krijgen, is het nodig om op een andere manier naar planning en roostering te kijken. Hoe? Dat leest u hier.

Een andere kijk

Wijk- en ambulante zorg vragen om een andere planning dan intramurale zorg. In de praktijk blijkt dat het lastig is om dit optimaal vorm te geven. Handelingen worden bijvoorbeeld door te laag- of te hooggekwalificeerde medewerkers verzorgd of het lukt niet altijd om de juiste zorg op het juiste moment te leveren. Dat heeft invloed op de kwaliteit van de zorg! Ook heeft het gevolgen voor het beeld dat medewerkers van de werkgever hebben; er zijn meer kleine(re) arbeidscontracten tegen een hoge werkdruk en een inefficiënte planning.

Met een frisse blik, zien we dat er behoefte is aan:

  1. Integraal inzicht in de vraag, zodat zorg-op-maat mogelijk is in combinatie met een decentrale invulling van zorghandelingen.
  2. Integraal inzicht in het aanbod gebaseerd op de kwaliteiten en competenties van mensen en middelen met goed werkgeverschap als gevolg.
  3. Optimaal ingericht proces ter ondersteuning van medewerkers, cliënten en de administratieve verplichtingen.

Integraal inzicht en optimaal ingericht dus. Dat is makkelijk gezegd. Want hoe maakt u het voor uw organisatie mogelijk om af te stappen van oude kaders? En hoe krijgt u grip op de vraag, het aanbod en het proces en daarmee ook op de opbrengsten? De sleutel is om zorgcontrol in te zetten bij planning en roostering. Oftewel, gebruik te maken van de data die door het registreren en declareren beschikbaar is.

De sleutel

Met zorgcontrol heeft een zorgorganisatie enerzijds grip op de opbrengsten en anderzijds geeft het inzicht in het aantal handelingen op organisatieniveau. Daarmee verandert het ‘oude’ denkkader van intramuraal en extramuraal in het -over de producten en diensten heen- effectief en efficiënt inzetten van medewerkers.

Zorgcontrol in een continu proces met 6 stappen

1. Optimaliseren van de cliëntstromen bij potentiële en nieuwe cliënten
2. Adequaat proces rondom zorgafspraken met bekostigende partijen naar de interne organisatie
3. Processen en systemen inrichten op gestelde zorginhoudelijke doelen met resultaatmanagement
4. Borging van een adequaat zorgregistratief proces voor administratie & verantwoording
5. Cashmanagement met zorgdeclaratie en -facturatie
6. Planning & control om grip te houden op de zorgopbrengsten als stuurinformatie voor de organisatie

Ook het proces rondom Planning en Roostering wordt anders. Het zorgaanbod wordt niet meer gebaseerd op het deelproduct maar op het integrale aanbod. Het basisplan wordt opgedeeld in planbaar en niet-planbaar.

Andere kijk op het proces rondom Planning en Roostering

1. Zorgvraag
2. Integraal zorgaanbod
3. Basisplan (planbaar en niet-planbaar)
4. Dienstenpatroon
5. Functiemix
6. (Basis)rooster

Zorgcontrol sleutel voor planning en roostering

Met een goed ingericht en optimaal proces bent u in control van de opbrengsten én het levert u dankzij de hoeveelheid data veel inzicht op voor de operationele en tactisch strategische personeelsplanning. Welke medewerker is op welk moment nodig in welke functie? En als uw zorgorganisatie meebeweegt met de marktontwikkelingen; welke medewerker is dan over één jaar nodig in welke functie? Dat levert waardevolle stuurinformatie op!

Ik heb interesse in dit onderwerp

Een andere kijk op planning en roostering in de zorg!

Remco Vermeulen consultant

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op.

Florian Massain

Deel dit artikel

Visie van AAG

De visie van AAG is dat in een oneindige beweging van optimaliseren en automatiseren van processen & data wij informatie & inzicht structureel verbeteren. Het resultaat is dat wij continu kunnen focussen op sturen & beheersen. Zo organiseren wij voor zorgorganisaties het fundament met bedrijfsvoering waarmee ze snel kunnen inspelen op de veranderende omgeving. Met onze dienstverlening zetten we in op flexibiliteit en stuurkracht, dragen wij de zorg en geven wij richting aan de toekomst van de zorg.