Over dit artikel

Voor woon-werkverkeer mag een werkgever € 0,19 per kilometer fiscaal vrijgesteld vergoeden aan een werknemer.

In veel gevallen hebben werkgevers een vaste vergoeding met werknemers afgesproken. Op basis van het aantal vaste werkdagen per week wordt bepaald hoeveel kilometers de werknemer gemiddeld per maand reist. De werkgever betaalt dan meestal een vergoeding van € 0,19 of minder per kilometer. Indien de vergoeding minder dan € 0,19 per kilometer bedraagt, ontstaat er een fiscale ruimte. De werknemer heeft namelijk minder reiskostenvergoeding gekregen dan fiscaal is toegestaan. Wanneer een werknemer gebruik kan maken van een cafetariaregeling kan hij in dit geval bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering uitruilen tegen een extra reiskostenvergoeding. De bruto eindejaarsuitkering wordt dan verlaagd en de netto reiskostenvergoeding wordt met hetzelfde bedrag verhoogd. Deze uitruil vindt plaats tot de werknemer € 0,19 per kilometer aan reiskostenvergoeding heeft ontvangen. Het voordeel van deze uitruil is dat de werknemer minder loonbelasting hoeft af te dragen over zijn eindejaarsuitkering. De werkgever betaalt in deze situatie minder sociale lasten.

Vanaf 1 januari 2022 wordt de fiscale ruimte bepaald op basis van het aantal afgesproken reisdagen.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt 5 dagen per week waarvan 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor.
De enkele reisafstand woon-werk is 20 km
De medewerker reist meer dan 128 dagen naar kantoor ( 3/5 x 214 dagen = 129 dagen)
Tot 1 januari 2022 kan de werkgever deze medewerker € 135,53 per maand aan vaste reiskostenvergoeding geven:
214 dagen x 40 kilometer woon-werk x € 0,19 / 12 maanden = € 135,53.

Wanneer de werkgever geen € 0,19 per km vergoed maar € 0,10 per km ontstaat er per maand een fiscale ruimte van 214 dagen x 40 kilometer woon-werk x (€ 0,19 – € 0,10) / 12 = € 64,20.

Vanaf 2022 zijn er 2 mogelijkheden:

Situatie 1: Medewerker krijgt alleen een vaste reiskostenvergoeding

In 2022 voldoet de medewerker nog steeds aan de 128 dagenregeling waardoor de werkgever de vaste reiskostenvergoeding mag continueren.
De werkgever vergoed nog steeds € 0,10 per kilometer dus de vaste vergoeding bedraagt € 71,33 (214 dagen x 40 kilometer x € 0,10 / 12 maanden)

Echter de fiscale ruimte dient nu berekend te worden op basis van het aantal afgesproken reisdagen, in dit geval 129 dagen (3/5 x 214) en niet meer op basis van 214 dagen. De afspraak over het aantal reisdagen/thuiswerkdagen wordt leidend in 2022.

Fiscaal is toegestaan 129 dagen x 40 kilometer x € 0,19 / 12 maanden = € 81,70
De medewerker krijgt aan vaste reiskostenvergoeding € 71,33
Fiscale ruimte bedraagt nu € 81,70 – € 71,33 = € 10,37.

Situatie 2: Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

De medewerker krijgt voor 3 dagen vaste reiskostenvergoeding en voor 2 dagen een vaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag. Ook in dit voorbeeld gaan we er vanuit dat de medewerker € 0,10 per kilometer vergoed krijgt. Ten aanzien van de reiskostenvergoeding voldoet de medewerker aan de voorwaarde om de 128 dagenregeling toe te passen als de medewerker ten minste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist.

Vaste reiskostenvergoeding:

129 dagen x 40 kilometer x € 0,10 / 12 maanden = € 43,00 per maand
Fiscaal is toegestaan 129 dagen x 40 kilometer x € 0,19 / 12 maanden = € 81,70 per maand
De medewerker krijgt aan vaste reiskostenvergoeding € 43,00 per maand
Fiscale ruimte bedraagt nu € 81,70 – € 43,00 = € 38,70 per maand

Vaste thuiswerkvergoeding:

2/5 x 214 dagen = 86 dagen
86 dagen x € 2 / 12 maanden = € 14,33 per maand

Aanpassen vaste reiskostenvergoeding

De vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer respectievelijk de vaste thuiswerkkostenvergoeding moet worden aangepast als een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt, als de reisafstand woon-werkverkeer in de loop van het kalenderjaar wijzigt of als het aantal dagen waarop in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden wordt gereisd dan wel in de regel wordt thuisgewerkt in de loop van het kalenderjaar wijzigt.

Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing zijn. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast. Dit geldt zowel voor het vergoeden van € 0,19 per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van daadwerkelijke OV-kosten.

Conclusie:

Vanaf 2022 wordt de afspraak over het aantal reisdagen/thuiswerkdagen leidend voor wat betreft de vaste reiskostenvergoeding en de uitruil van de fiscale ruimte. Je kunt dan alleen nog met een vaste reiskostenvergoeding over 214 dagen uitruilen als de werknemer fulltime werkt en daarnaast tevens niet thuiswerkt op basis van een vaste afspraak/thuiswerkregeling.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Monique Straver