Over dit artikel

Het jaar 2019 is van start gegaan, maar de financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet over het jaar 2018 moet nog plaatsvinden. Bent u er klaar voor? Wij zetten de 6 belangrijkste aandachtspunten voor deze productieverantwoording voor u op een rij.

1. Afronding declaraties 2018

Voor de volledigheid van de productieverantwoording is het van belang dat de declaraties over 2018 tijdig afgerond zijn. Maak afspraken binnen uw organisatie om vanaf een bepaald moment de productie over 2018 te ‘bevriezen’ (bijvoorbeeld 1 februari). Dit geeft u de tijd om de declaraties tijdig af te ronden. Veel gemeentes hanteren ook een deadline voor de declaraties. Zorg dat de tijd tussen het bevriezen en deze deadlines ruim voldoende is.

Aandachtspunt: breng de deadlines per gemeente in kaart. Begin op tijd met het verwerken van eventuele afkeur. Zo heeft u op tijd duidelijk welke productie u kunt verantwoorden in de productieverantwoording. We adviseren u dit voor de verantwoording 2019 voor jaarovergang inzichtelijk te hebben.

2. Deadlines productieverantwoording

  • Veel gemeentes hanteren deze landelijke deadlines:
  •  Financiële productieverantwoording: vóór 1 maart 2019 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is of overeengekomen).
  • Controleverklaring: vóór 1 april 2019 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is of overeengekomen).

Aandachtspunt: controleer of uw gecontracteerde gemeentes deze landelijke deadlines hanteren. Bepaal of u verschillende productieverantwoordingen moet opstellen of dat u deze landelijke verantwoording hanteert voor al uw gemeentes. Controleer of u op regionaal niveau of gemeentelijk niveau de productieverantwoording moet aanleveren en of het format gelijk is aan het landelijk format.

3. Afstemming met uw accountant

Maak, wanneer de deadlines voor de verantwoording bepaald zijn, tijdig afspraken met uw accountant over deze verantwoording en de bijbehorende werkzaamheden en controles. Mogelijk kunt u een gedeelte van de werkzaamheden al eerder (laten) uitvoeren, of ervoor zorgen dat de noodzakelijke gegevens beschikbaar zijn.

Aandachtspunt: reserveer voldoende tijd voor de afwikkeling van de verantwoording (o.a. opmaak documenten en laten zetten van handtekeningen door verantwoordelijke binnen uw organisatie en uw accountant).

4. Welke geleverde zorg verantwoorden?

Voor 2018 zijn er per gemeente of regio contractafspraken gemaakt tussen uw organisatie en de betreffende gemeente of regio. U mag alleen de zorg verantwoorden waarvoor u ook afspraken heeft. Is helder welke contactafspraken uw organisatie heeft gemaakt en hoe de verantwoording moet plaatsvinden? Welke bekostigingssystematieken hanteren de gemeentes?

Aandachtspunt: mogelijk heeft u niet voor alle cliënten een dekkende toewijzing, maar heeft u wel de afspraak dat deze nog volgt of dat de toewijzing op papier ook voldoende is. Zorg ervoor dat deze afspraken zijn vastgelegd in samenspraak met de gemeente, zodat deze ook door uw accountant zijn te controleren.

5. Beoordeling landelijk accountantsprotocol [1] en formats [2]

Gemeentes hanteren veelal het landelijk accountsprotocol en de daarbij behorende formats. Zijn alle gegevens die u moet controleren en aanleveren beschikbaar en inzichtelijk voor u en zijn deze eenvoudig in de formats op te nemen?

Aandachtspunt: begin tijdig met het opstellen en invullen van de formats. Mogelijk zijn de gewenste gegevens niet eenvoudig uit uw systemen (o.a. ECD) te bepalen.  Stem dit af met de betrokken afdelingen binnen uw organisatie (o.a. cliëntadministratie, financiële administratie, planning & control functioneel beheer, ICT en BI).

6. Aansluiting tussen declaratie en verantwoording

De productieverantwoording moet aansluiten bij de declaraties (303-berichten) die zijn ingediend vanuit de zorgorganisatie.

Aandachtspunt: zorg voor een aansluiting tussen de declaraties en de verantwoording per gemeente en verklaar de verschillen die hierin zitten. Communiceer dit tijdig met de betreffende gemeentes. Voer waar mogelijk een volledigheidscontrole uit per gemeente. Mogelijk is dit gedurende het afgelopen jaar al gedaan.

[1] https://i-sociaaldomein.nl/publicaties/landelijk-accountantsprotocol-2018-financiele-productieverantwoording-wmo-en-jeugdwet

[2] https://i-sociaaldomein.nl/publicaties/format-model-productieverantwoording-wmo-2018
https://i-sociaaldomein.nl/publicaties/format-model-productieverantwoording-jeugdwet-2018

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Judith van Weert