Het coronavirus houdt de wereld in zijn greep. De impact die het heeft op zorgorganisaties is enorm. Voor de medewerkers in het primaire proces, maar ook voor de medewerkers van de facilitaire dienstverlening. Wij nemen u aan de hand van praktijkvoorbeelden mee in de uitdagingen en oplossingen.

Praktijkvoorbeelden per facilitair thema

Het coronavirus vraagt veel van de flexibiliteit van de medewerkers van de schoonmaakdienst. Van de één op andere dag moeten zij volgens andere, (zeer) strikte procedures en protocollen werken. Duidelijkheid en goede communicatie zijn dan belangrijk. Een aantal ouderenzorg-organisaties hebben wij daar bij mogen helpen.

In nauw overleg met de Medewerker Infectiepreventie zijn procedures en protocollen ontwikkeld over hoe en wanneer er schoongemaakt moet worden. Omdat er in sommige gevallen beschermingsmiddelen gebruikt moeten worden, is daar beleid voor opgesteld. Ook is er rekening gehouden met de huisvesting. Want afhankelijk van de huisvesting, worden besmette cliënten verzorgd op bijvoorbeeld een cohort-afdeling of geïsoleerd op hun kamer. De schoonmaakmedewerkers moeten de werkzaamheden aanpassen aan hoe dat op de betreffende locatie is georganiseerd. De schoonmaakprogramma’s moeten zijn toegespitst op verschillende scenario’s, namelijk:

  • niet-besmette cliënten (vertonen geen klachten);
  • verdachte cliënten (waarvan het nog niet aangetoond is dat zij besmet zijn, maar wel getest zijn);
  • besmette cliënten (waarvan aangetoond is dat zij besmet zijn).

Goed schoonmaken met de juiste schoonmaakmiddelen, -materialen en beschermingsmiddelen, is belangrijk om het risico op besmetting met en verspreiding van het coronavirus in te dammen. Communicatie hierover richting medewerkers gaat in deze tijd meestal via beeld en geluid. Met een instructiefilmpje zijn medewerkers heel laagdrempelig voorzien van de benodigde informatie.

Naast aangepaste schoonmaakprogramma’s, procedures, protocollen en informatievoorziening, is begeleiding en ondersteuning van de schoonmaakmedewerkers misschien wel het belangrijkste. Net zoals een luisterend oor.

Op veel zorglocaties is de ontvangst georganiseerd door middel van een receptiefunctie. Ondanks dat de meeste zorglocaties ‘gesloten’ zijn voor bezoek, kan het voorkomen dat de receptiediensten te maken krijgen met bijvoorbeeld leveringen van post en pakketten.

Belangrijk is dat de 1,5-meter-regel wordt nageleefd. Er zijn verschillende middelen beschikbaar om bezoekers te attenderen op de voorschriften zoals plaklint en posters. Indien naleving van de 1,5-meter-regel niet kan worden gegarandeerd, is het aan te raden om boven de balie een scherm van plexiglas op te hangen ter bescherming van uw medewerkers én bezoekers.

Receptionisten vervullen een belangrijke rol bij of zijn verantwoordelijk voor het aanspreken van mensen op het (niet) naleven van de corona-maatregelen en bij de controle op bezoekersaantallen. Hoe doe je dat en blijf je toch gastvrij? Een training voor de juiste kennis, vaardigheden en concepten (zoals de ‘active approach’ waarbij de receptionist(e) niet achter een balie zit maar de bezoeker actief benadert), is dan aan te raden. Nu en in de toekomst. Want het is ook belangrijk dat de medewerker de regie houdt, als de maatregelen worden versoepeld.

Door het RIVM zijn protocollen schreven voor de linnenverzorging die voornamelijk belangrijk zijn voor de wasserijen. Het wasgoed van positief-geteste-cliënten dient volgens deze protocollen apart aangeleverd te worden. Dit geldt zowel voor het platgoed als het persoonsgebonden goed. Het wasgoed moet in een plastic zak met daarop vermeld dat het gaat om de was van een cliënt dat met COVID-19 besmet is én de datum waarop de plastic zak is afgesloten. De wasserij laat de was vervolgens vijf dagen in de afgesloten zak liggen, zodat er geen kans is dat het virus nog leeft. Vervolgens wassen zij het wasgoed zoals gebruikelijk bij de was van een met een virus besmet persoon. Enkele wasserijen stellen meer specifieke eisen zoals het gebruik van een rode plastic zak of het gebruik van een reguliere waszak voordat het wasgoed in de plastic zak gaat. Informeer daarom naar de voorschriften bij uw wasserij.

Het wasgoed is in dit geval dus vijf dagen langer weg dan normaal. Wellicht dat er extra kleding voor de bewoner nodig is. Daarnaast is het belangrijk om het wasgoed van een cliënt die van besmetting verdacht is, niet aan te bieden aan de wasserij. Het verstandigste is om te wachten tot de uitslag terug is. Afhankelijk van de uitslag kan het wasgoed op een reguliere manier of als besmette was worden aangeboden.

Het wasgoed dat wordt gewassen door verwanten is een hele andere zaak. Waar verwanten eerst het wasgoed op de kamer van de cliënt konden ophalen, mogen zij nu het pand niet meer in. Bij een van onze klanten is er voor verwanten een plek bij de ingang gecreëerd, waar zij op gezette tijden en per afdeling het wasgoed kunnen ophalen en terugbrengen. De verwanten worden door de receptionist(e) gecontroleerd binnen gelaten (1 voor 1). Dit vraagt om een logistieke planning die de medewerkers extra kan belasten.

Als de verwanten zelf niet meer in staat zijn om de was te verzorgen, omdat zij zelf ziek zijn, symptomen hebben of bang zijn voor besmetting, moet er op zeer korte termijn een oplossing gevonden worden. De meest voor de hand liggende keus is om de wasserij te benaderen waar u al zaken mee doet. Wij hebben echter gemerkt dat veel wasserijen geen extra capaciteit hebben. In de praktijk blijkt dat kleinere, lokale wasserijen dan vaak een uitweg zijn. Het is de moeite waard om de lokale wasserijen te benaderen over de mogelijkheden. Wellicht dat zij op korte termijn het wassen over kunnen nemen en een oplossing bieden voor was dat niet gelabeld is.

Dan is er nog het ethische dilemma, wanneer een cliënt met COVID-19 is besmet en de familie geen financiële middelen heeft om een wasserij te betalen. Laat u de verwanten dan alsnog zelf wassen of betaalt u de wasserij?

Ook voor de interne afvalinzameling en -verwijdering gelden tijdens deze crisistijd andere regels. Regels die vanuit het RIVM opgelegd zijn, maar in sommige gevallen ook regels die vanuit de afvalinzamelaar opgelegd zijn. Omdat deze nogal uiteen kunnen lopen, adviseren wij om de voorschriften van de afvalinzamelaar als uitgangspunt te houden. Het RIVM heeft bevestigd dat het besmettingsrisico via materialen, zoals harde plastics en metalen, klein is. Uit onderzoek blijkt wel dat het virus voor een bepaalde periode op materialen kan blijven leven.

Voor zorgorganisaties geldt dat ziekenhuisafval in zogenaamde Wiva-vaten ingezameld en afgevoerd moet worden om eventuele verspreiding van en besmetting met het virus te voorkomen. Het betreft hier dan met name de afvoer van persoonlijke beschermingsmaterialen zoals schorten, handschoenen en mondkapjes.

In tijden van schaarste kan een zorgorganisatie kiezen voor een centraal depot om de voorraden van persoonlijke beschermingsmiddelen te beheren. Een centraal depot zorgt voor een verantwoordelijker gebruik van beschermingsmiddelen in tegenstelling tot decentrale magazijnen, waar vaak zorgmedewerkers verantwoordelijk zijn voor de voorraadbeheer. In de praktijk zie je ook ‘hamstergedrag’ ontstaan wat kan zorgen voor nog meer schaarste in een organisatie.

Het opzetten van een centraal depot, is niet eenvoudig omdat het over grote hoeveelheden van middelen zoals hand-alcohol, schorten, handschoenen en verschillende soorten mondkapjes gaat. Allereerst moet je op zoek naar een geschikte en goed bereikbare locatie waar de goederen geleverd en opgeslagen kunnen worden. Nadat deze locatie gevonden is, moet deze ingericht worden aan de hand van de middelen die hier opgeslagen worden. Vaak gaat het om middelen van hoge waarde en moet de locatie worden voorzien van goede beveiliging. Een keuze kan zijn om de decentrale voorraden over te brengen naar het centraal depot of als ‘grijpvoorraad’ van de locatie te bestempelen. In beide gevallen is het belangrijk dat deze voorraad inzichtelijk is, zodat deze in het geval van nood uitgewisseld kan worden.

Naast inzicht in de huidige voorraden, is het belangrijk om te weten welke middelen uitgeleverd (gaan) worden. Alleen dan kan met een rolling forecast worden ingeschat, hoe lang de organisatie met de middelen vooruit kan. Deze rolling forecast is ook in geld uit te drukken. Dat helpt een organisatie om de extra kosten van deze crisis inzichtelijk te maken en eventueel te verantwoorden bij het Zorgkantoor.

Zodra een centraal depot ingericht is, is er nog een aantal zaken waar rekening mee gehouden moet worden, namelijk het inzetten van betrouwbare medewerkers, een goed logistiek proces (orderpicking) en een nauwsluitend distributieproces dat vaak zeven dagen in de week moet kunnen functioneren.

Binnen veel regio’s is de inkoop van beschermingsmiddelen inmiddels gecentraliseerd via de GGD, zodat organisaties op inkoopvlak niet tegen al teveel problemen aan lopen.

Omdat het niet zeker is dat er voldoende beschermingsmaterialen zijn, kan een organisatie kiezen voor hergebruik van mondkapjes of schorten. Inmiddels hebben een aantal ziekenhuizen de beschikking over speciale sterilisatieapparatuur om mondkapjes te kunnen reinigen. De sterilisatie van mondkapjes geldt alleen voor de FFP1 en FFP2 mondkapjes en niet voor chirurgische mondmaskers.

Ook veel zorgorganisaties kunnen gebruik maken van de mogelijkheid om de mondkapjes te steriliseren, maar dit vraagt om een andere wijze van inzamelen, verzamelen en transport. Dan is het verstandig om dit in interne procedures, protocollen en processen te beschrijven.  Een goed logistiek proces met de juiste mensen en middelen kan ervoor zorgen dat een organisatie niet zonder de benodigde beschermingsmiddelen komt te zitten.

Grossiers nemen ook maatregelen. Leverden zij de goederen al vaak met dezelfde chauffeur, dan is dat momenteel nog meer van belang. En werden voorheen de goederen naar binnen of zelfs naar de afdelingen gebracht, nu wordt voor de deur gelost. Het is aan de medewerkers van de zorgorganisatie om de producten goed verdeeld en in de opslag van de organisatie te krijgen. Deze maatregelen zorgen voor dus ook voor extra taken voor de medewerkers van zorgorganisaties.

De restaurants zijn allemaal gesloten. Dat betekent dat de cliënten die normaliter in het restaurant zouden eten, dat nu op de eigen kamer of gedeelde woonkamer doen. Voor de dagelijkse maaltijdverzorging zijn er dan twee mogelijke opties. Aan de ene kant zien we dat de keuken van de locatie de maaltijden portioneert en verdeelt. Aan de andere kant zien we dat het portioneren plaatsvindt op de afdeling zelf door woon-/zorgassistenten. De eerste oplossing levert minder waste, maar is tijdrovender. Ook is het vervelender voor cliënten omdat zij 8 tot 10 dagen van te voren moeten aangeven wat zij willen eten en op het moment van distributie niet meer wat zij besteld hebben. In de organisaties waar deze keuze al langere tijd is komen te vervallen (en wat steeds vaker voorkomt) openbaart zich dit probleem niet. Bij beide opties moeten er tijdens de verdeling allerlei voorzorgsmaatregelen genomen worden. Medewerkers dragen een plastic schort, mondkapje en latex handschoenen en nemen persoonlijke hygiënemaatregelen zoals haren vast en onder een hoofddeksel, regelmatig handen wassen, geen sieraden en dergelijke. Ook is er binnen een aantal zorgorganisaties geïnvesteerd in materiaal zoals Bain-Marie wagens, keukengerei en bestellijsten om de maaltijdkeuze door te geven. Bij afwezigheid van een voedingsadministratiesysteem is dat laatste vaak handwerk.

Kleinschalige woongroepen die voorheen de maaltijden zelf maakten, nemen de maaltijden momenteel vaker af bij een (centrale productie-)keuken of kant-en-klaar bij de producent/leverancier. Vooral bij verhoogde zorgactiviteiten door COVID-19, is het goed dat de zorgmedewerker niet ook nog de warme maaltijden moet bereiden. Let wel, het betreft hier ervaringen in de ouderenzorg. Uit de gehandicaptenzorg vernemen we dat het bereiden van de maaltijden juist met de cliënten wordt opgepakt door het wegvallen van de dagbesteding door de maatregelen rondom COVID-19.

De cliënten die besmet zijn met COVID-19 hebben veel minder (eet-)lust. De smaak verandert sterk. Dus wat de cliënt eerst lekker vond, kan de persoon nu doen walgen. Registreer dat in een soort paspoort. Dit is belangrijke informatie voor de medewerkers van de keuken, de kok en de volgende helpende en/of verzorgende, zodat de cliënt niet dezelfde ervaring krijgt. Het kan in een aantal gevallen ook helpen om de maaltijd per component gemalen aan te bieden. Dan hoeft de cliënt niet al te veel moeite te doen om het op te eten. Breng het wel specifiek voor deze cliënt op smaak. Dat is wel een verkenningstocht per cliënt. Bij de hoogste nood kan het zelfs zo ver gaan dat er met sondevoeding gewerkt moet worden. Wat altijd al belangrijk is, maar vooral in deze tijd met COVID-19 en de bijzonder droge lucht, is dat cliënten voldoende blijven drinken. Thee en water met bijvoorbeeld een schijfje limoen of wat gember.

Het nieuwe normaal, de 1,5 meter economie

Tijdens de eerste fase van een crisis moeten er op korte termijn aanpassingen worden gerealiseerd om de situatie het hoofd te bieden. Maar dan komt de volgende fase: wat gaat er op de langere termijn gebeuren en hoe gaan we daar op anticiperen? De kans is aanwezig dat we in de zorg, tot dat er een goed werkend vaccin is, processen anders moeten inrichten. Bijvoorbeeld door de impact van de 1,5-meter-maatschappij. Welke fysieke aanpassingen zijn in het gebouw nodig om bijvoorbeeld werkplekken, looproutes en afscheidingen te creëren? Ook bijna elk facilitair proces zal geraakt worden door dit ‘nieuwe normaal’. Facilitair levert immers een belangrijke bijdrage aan de essentiële processen op de zorgafdelingen, dezelfde processen waar het coronavirus invloed op heeft zoals het eten en drinken, de schoonmaak en het wassen van linnen. Wij zijn bij AAG bezig met de uitwerking van verschillende scenario’s voor deze nieuw in te richten facilitaire processen die moeten gaan passen bij de verschillende woon-en zorgvormen. Binnenkort hoort u er meer over!

De auteurs

Deel dit artikel

Meer weten over de facilitaire processen? Neem contact met mij op!

Jelle Tigelaar