Over dit artikel

Wij horen het nog steeds: zorgorganisaties die ervan overtuigd zijn dat het opzetten van een goede AO/IC ze niets oplevert. Tja, waarom zou je dan de moeite nemen?

Dankzij een breed scala aan verschillende opdrachtgevers, kunnen onze medewerkers bij veel zorgorganisaties ‘een kijkje in de keuken’ nemen. Hoe hebben zij de bedrijfsvoering ingericht? Wat zijn mooie initiatieven en waar zijn zij trots op? Tegelijkertijd schromen we niet om ook kritische vragen te stellen. Hoe hebben zij het kritische proces van de zorgopbrengsten ingericht? Waar liggen de risico’s?

Bij het doorvragen blijkt toch vaak dat de verantwoordelijke manager niet altijd zeker weet of alle productie goed gefactureerd wordt of dat het proces goed geborgd is. Waarom zou je dit dan niet willen toetsen en de risico’s willen monitoren? Waarom accepteer je hierbij het risico dat achteraf blijkt dat er zorgopbrengsten zijn misgelopen? Of dat je verrast wordt door een hiaat in het proces?

Waarom een goede AO/IC?

Er is de laatste jaren veel veranderd in de zorgsector. Financiering vanuit verschillende bekostigingsstromen is heel normaal geworden. Elke bekostigingsstroom heeft zijn eigen wet- en regelgeving. Dit maakt het proces van contracteren tot en met verantwoording van de geleverde zorg ingewikkelder. Het is voor zorgorganisaties van het grootste belang om juist, volledig en tijdig te registreren en declareren. Alleen op deze manier wordt de geleverde zorg betaald.

Hoe je als zorgorganisatie deze processen van contracteren tot en met verantwoording inricht, is dus zeer belangrijk. Zijn deze processen betrouwbaar en intern geborgd? Faciliteren de systemen daar optimaal in? Om daar zeker van te zijn is het belangrijk dat een organisatie interne controles uitvoert. Bij een aantal bekostigingsstromen (Wlz, Zvw) is het hebben van een intern controleplan en het uitvoeren van interne controles ook een voorwaarde in de contracten. Voor de Wmo gebruikt de externe accountant ook vaak de uitgangspunten van de AO/IC als controle. Maar hoe weet je als zorgorganisatie dat je een goede AO/IC opgezet hebt?

Tijdig (bij)sturen

Zorgorganisaties gaan er soms vanuit dat de werkzaamheden voor de AO/IC eenmalig zijn en slechts bedoeld om de externe accountants tevreden te stellen. Terwijl een goede AO/IC de organisatie juist inzicht geeft in de eigen bedrijfsvoering met betrekking tot de opbrengsten. De risicoanalyse is een vast onderdeel van het interne controleplan en geeft de zorgorganisatie veel inzicht. Door het verkrijgen van betrouwbare informatie kan er (tijdig) gestuurd worden op de resultaten. Dat is juist nu van het grootste belang. Dus maak er een kwartaalcontrole van, in plaats van een snelle controleronde aan het eind van het jaar.

Op grond van de resultaten van controles is het raadzaam om als organisatie na te denken over verbeteringen in de processen. Dus faciliteer medewerkers hierin en neem de uitkomsten serieus. De externe accountants worden nu soms als de tegenpartij gezien, maar trek hierin samen op. Door al in een vroeg stadium de externe accountant te betrekken bij een intern controleplan, stel je de verwachtingen gelijk en kom je niet voor verrassingen te staan bij de jaarlijkse controles. Bovendien levert het tijdswinst op rondom de jaarafsluiting.

De basis voor een jarenlange zekerheid

Natuurlijk is het niet eenvoudig om een goede AO/IC op te zetten. Alle medewerkers hebben al een eigen takenpakket en het opzetten van een goede AO/IC is niet iets wat je er gewoon bij doet. Maar door eenmalig te investeren in een goede begeleiding van de medewerkers bij het opzetten van een AO/IC, leg je de basis voor een jarenlange zekerheid.

Het interne controleplan kan elk jaar worden aangepast op basis van veranderde wet- en regelgeving en/of aan de veranderde interne organisatie. Dit zit in de cyclus die beschreven staat in het interne controleplan. Ga aan het begin van elk jaar bij de interne controlemedewerker na of er intern of extern omstandigheden zijn waardoor het plan (op onderdelen) aangepast moet worden. Ook uit de uitkomsten van de interne controles van het jaar ervoor kunnen aanpassingen op het plan komen. Bijvoorbeeld als een bepaalde zorgsoort meer risico vormt en het aantal controles anders verdeeld zal moeten worden.

Stappenplan

Wij hebben een stappenplan geschreven om te komen tot een betrouwbare AO/IC. De doelstelling van dit stappenplan is zorgorganisaties een praktische handreiking te geven om een goed dossier te vormen om aan te tonen dat de opbrengsten juist, volledig en tijdig zijn opgenomen in de financiële administratie. Daarmee kan zowel aan interne stakeholders als aan externe stakeholders verantwoording worden afgelegd. Tot deze laatste categorie behoren de externe accountants.

Bij AAG werken deskundige medewerkers die vanuit de praktijk weten hoe het werkt. Wij bekijken de processen vanuit verschillende hoeken en betrekken de zorgcontrol erbij. Door het uitvoeren van een quick scan kunnen wij al snel de hiaten benoemen en deze betrekken in de interne controles. Mocht u meer informatie willen ontvangen of willen sparren over dit onderwerp, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Betty Paul