Over dit artikel

Een toekomstbestendige of duurzame organisatie wordt gekenmerkt door wendbaarheid, innovatie- en daadkracht. De pijlers waarlangs deze thema’s gevormd worden zijn leiderschap, strategievorming, organisatie-inrichting en bedrijfsvoering. Dit artikel gaat specifiek in op bedrijfsvoering en de veranderende rol binnen organisaties. Leest u deel 1 van een drieluik over complexiteit, toegevoegde waarde & proces, mens & organisatie.

Complex en samenhang

Het jaar 2020 staat vooral in het teken van covid-19. En de zorg, die toont vasthoudendheid en veerkracht. De ‘nieuwe werkelijkheid’ heeft invloed op het bedrijfsvoeringsmodel, waarbij de opgave 1,5 meter afstand centraal staat. Het vraagt om een verandering in het zorgproces en wellicht grotere veranderingen en keuzes.

Verder terugkijkend is de zorgsector in Nederland in toenemende mate veranderd: vergaande decentralisaties, digitalisering, complexere zorgvragen, mondigere klanten, sterke specialisatie en een schrijnend tekort aan arbeidskrachten. Het heeft een complex zorgstelsel opgeleverd voor een samenleving die ook verantwoording belangrijk vindt. Zo hebben wij uitmuntende zorg en tegelijkertijd een complexe systeemwereld. Een substantieel deel van die complexiteit kan worden opgevangen door een efficiënte bedrijfsvoering en daarmee een goede ondersteuning van het primair proces. Daardoor kunnen we de nadruk op zorg leggen (de interactie tussen zorgverlener en zorgvrager) en niet op de processen die daarom heen wenselijk of noodzakelijk zijn. Bedrijfsvoering of ondersteunende en sturende processen ten behoeve van het primair proces, kent vele onderdelen. Binnen de bedrijfsvoering wordt vaak een acroniem gebruikt om alle onderdelen aan te geven, dit wordt de PIOFACH[1] genoemd. Dat staat voor personeel, informatie, organisatie, financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting.

Het daadwerkelijk faciliteren van de zorg vraagt om een andere mindset ten opzichte van de bedrijfsvoering. Om goed te kunnen faciliteren kan bedrijfsvoering níet gezien worden als de som van losse onderdelen. Juist in de verbinding tussen de losse onderdelen, ligt de toegevoegde waarde. De sterke complexiteit en de vraag naar toegevoegde waarde resulteert in een steeds grotere noodzakelijkheid in samenhangende of integrale bedrijfsvoering. Goede samenhang realiseren ontstaat door de verbindende elementen bij bedrijfsvoering te duiden. Die verbinding ligt in het proces, de organisatie en vooral ook bij de mens. De vermenigvuldiging van deze losse onderdelen resulteert in toegevoegde waarde. Zonder samenhang in bedrijfsvoering zijn het immers de zorgverleners zelf, die de verbinding moeten realiseren tussen de ondersteunende processen.

Toegevoegde waarde – het proces

Het proces van bedrijfsvoering begint veelal bij data. Dat kan fysieke data zijn in de vorm van een getekend huurcontract in een ordner in de kast, maar ook gedigitaliseerde data in de vorm van een financieel resultaat of een arbeidscontract van een medewerker. Idealiter is alle data gedigitaliseerd om te faciliteren in goede bedrijfsvoering. Die gedigitaliseerde data wordt bijgehouden via digitale workflows zoals:

  • medewerkers registeren online hun verlof, uren en persoonlijke mutaties via een workflow;
  • facturen worden automatisch opgevangen en verwerkt via codering op de juiste kostenplaats;
  • opzeggingsmomenten bij huurcontracten en onderhoud lopen via een specifieke workflow, zodat op het juiste moment en door de juiste persoon actie kan worden ondernomen.

Doel van gedigitaliseerde data is dat, waar mogelijk, een geautomatiseerd proces kan worden opgestart. Zo ontstaat een continue cyclus van betrouwbare data die informatie oplevert. Informatie in de vorm van een jaarrekening, loonstrook, facilitaire planning, etc. Een gedigitaliseerde en geautomatiseerde bedrijfsvoering helpt bij het realiseren van samenhangende informatie en legt een verbinding tussen PIOFACH. Met die verbinding transformeert informatie naar inzicht. Inzicht in de afzonderlijke bedrijfsvoeringsonderdelen en nog belangrijker, in de samenhangende bedrijfsvoering.

Dat inzicht zorgt voor mogelijkheden tot extrapoleren en excelleren. Zo ontstaat inzicht voor vandaag, maar vooral ook voor morgen én overmorgen. En dat levert sturings- en beheersingsmogelijkheden op. Zo kunt u vooruitkijken en hoeft u niet op basis van cijfers uit het verleden keuzes te maken voor de toekomst. Met dat proces verbeteren u en wij de bedrijfsvoering; sneller, slimmer en vooral menselijker:

Aandachtspunten

Een paar aandachtspunten om zelf op te reflecteren:

  • Bedenk hoe processen er in detail uitziet, schrijf ze uit en analyseer de logica.
  • Probeer processen zoveel mogelijk te digitaliseren en automatiseren.
  • Ga uit van wat u morgen en overmorgen wilt bereiken en niet van wat u vandaag heeft.

[1] Pröpper, I., Kessens, H. en Weststeijn, E., Trendstudie – Samenwerking decentrale overheden, Partners + Pröpper, Vught, augustus 2005.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Johan van Houwelingen