Over dit artikel

Als team e-HRM mogen wij al jaren mooie opdrachten uitvoeren met betrekking tot het digitaliseren van de HR- processen voor onze klanten binnen de zorg. Tijdens de coronacrisis kwamen ook wij voor uitdagingen te staan. Waar we anders in onze auto stapten en op locatie bij de klant een demo, ontwerpsessie of instructiesessie gaven, moest dat nu vanuit huis gebeuren. In deze blog delen wij onze ervaring hiermee.

Voor één van onze klanten stond een optimalisatie van het proces instroom op de planning. Deze klant heeft bijna alle HR-processen binnen de Youforce-module Self Service gedigitaliseerd. Echter, over het proces instroom waren er binnen de organisatie nieuwe wensen ontstaan. Zowel de managers als de afdeling HRM waren te veel tijd kwijt met het instroomproces. Het doel van dit project was de managers én HRM zoveel mogelijk ontzorgen. Het instroomproces moest efficiënter en gebruiksvriendelijker worden.

Videoconferentie

Op 30 maart hebben we met elkaar via zo’n mooie videoconferentie een ontwerpsessie gehouden. Omdat we nog aan het begin van de thuiswerkperiode zaten en nog weinig ervaring hadden met het houden van een videoconferentie was dat best spannend. Hoe zal het gaan met de interactie? Kunnen we de klant wel voldoende meenemen in de mogelijkheden van de module Self Service? Begrijpen we elkaar voldoende zo op afstand? Uiteindelijk verliep de sessie voor beide partijen naar tevredenheid. De techniek liet ons gelukkig ook niet in de steek. Na de videoconferentie hadden wij voldoende informatie bij de klant kunnen ophalen over de nieuwe wensen en hebben dit in een inrichtingsontwerp kunnen vertalen. Na een akkoord op het inrichtingsontwerp van de klant, konden wij als team e-HRM aan de slag met de inrichting van het nieuwe instroomproces.

Een videoconferentie aan het begin van de coronacrisis: dat is best spannend!

Na de inrichting en een interne test, kwam het moment dat de klant de nieuwe inrichting mocht  gaan testen. Ook dat is toch altijd weer spannend. Hebben we de vertaling goed gemaakt? Werkt alles naar tevredenheid en hebben we niets over het hoofd gezien? Het is fijn als blijkt dat er alleen nog puntjes op de i gezet moeten worden. Tijdens het gehele project hielden we met elkaar een voortgangsrapportage bij. Wanneer binnen deze rapportage alle acties en testbevindingen op akkoord stonden, sloten we met elkaar de testfase af. Uiteraard hadden we een gezamenlijke planning en werkten we met deadlines. Voor deze klant was de deadline voor de livegang 15 juli.

En waren we na livegang klaar? Nee, zeker niet. Waar tijdens het project alleen een projectteam kennis maakt met de nieuwe inrichting, gaat na livegang een gehele organisatie ermee werken. In de praktijk zijn er dan toch vaak kleine dingetjes die aangepast moeten worden of die misschien toch nog niet goed werken. Als team e-HRM staan wij dan klaar om dit soort “kinderziektes” waar mogelijk direct op te lossen en aan te passen.

Evaluatie

Ongeveer anderhalve maand na livegang evalueerden we met de klant het project. Is het beoogde doel (efficiëncy voor managers én HRM) behaald? Hoe verliep het project in z’n geheel? Zijn er aandachtpunten voor beide partijen?

Bij deze klant is het doel behaald. Er komen weinig vragen vanuit de organisatie en managers geven aan blij te zijn met de nieuwe inrichting. Door als organisatie weloverwogen keuzes te maken, verschillende medewerkers te betrekken bij het project en adviezen van de consultants op te volgen, is dit project een succes geworden. We sluiten het project af met een verslag van de evaluatie én een officiële dechargeverklaring. Bij AAG intern wordt de nieuwe inrichting van deze klant overgedragen aan het serviceteam. Zij zijn vanaf dan het aanspreekpunt voor vragen.

Tot slot

Met het digitaliseren van de HR-processen willen wij zorgorganisaties op alle niveaus ondersteunen. Processen moeten simpeler, sneller en vooral menselijker worden. Als team e-HRM zijn we trots dat we op deze manier ons steentje mogen bijdragen aan de zorg.

Ondanks dat we inmiddels gewend zijn aan het geven van digitale sessies en digitaal contact met de klant, hebben wij ervaren dat niets het directe contact overtreft. Voor de dynamiek, de sfeer en het meenemen in de mogelijkheden van het systeem, gaat onze voorkeur zeker uit naar een fysieke ontmoeting. Als de mogelijkheden er zijn om op locatie bij de klant op veilige afstand te zitten, stappen wij graag weer in onze auto om met Bossche bollen een demo, training of ontwerpsessie te verzorgen!

Deel deze blog

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Nelleke Baeke