Over dit artikel

De jaarlijkse rekenexercitie is weer van start gegaan. De begroting wordt opgesteld, en de steeds terugkerende vraag is dan natuurlijk: hoe krijgen we onze begroting sluitend? Slimme inkoop van diensten en producten kan daaraan een belangrijke bijdrage leveren, zegt Michel van Tilborg, adviseur Facilitair & Inkoop bij AAG. “Dat kan als belangrijkste resultaat hebben dat je meer geld overhoudt om kwalitatief goede zorg te leveren. En daar gaat het natuurlijk om bij zorgorganisaties.”

“In 2021 heeft de overheid aardig wat corona-bijdragen verstrekt, maar dat is verleden tijd. Afgezien daarvan moet er op alle fronten worden bezuinigd. Dat maakt de vraag ‘hoe krijgen we de begroting rond’ extra lastig. In principe zijn er drie ‘knoppen’ waaraan je als zorgorganisatie kunt ‘draaien’: vastgoed, inkoop van producten en diensten én (het aantrekken van) medewerkers.
Wat het laatste aspect betreft: hier speelt de btw-kwestie een grote rol: als personeel wordt aangetrokken via uitzendbureaus en detacheringsbureaus en er wordt door de zorgorganisatie geen ‘overeenkomst van opdracht’ met de individuele kracht afgesloten, dan betaalt de organisatie daarvoor 21% btw. Ook de bemiddelingskosten variëren; ze zijn ook belast met 21% btw. Dat kan behoorlijk in prijs schelen. Er zijn manieren om de btw te beperken. Zorg er dus voor dat je geen ad hoc-beslissingen hoeft te nemen maar dat er vooraf goede afspraken worden gemaakt.”

Inkoop van producten en diensten

Ook op de inkoop van – liefst duurzame – materialen valt de nodige winst te behalen, zegt Michel. “Daarvoor is wel nodig dat alle contracten met leveranciers worden doorgelicht en dat je eventueel ook gesprekken voert met je leveranciers. Contractbeheer en contractmanagement zijn dan sleutelwoorden: houdt de leverancier zich aan de afspraken die in het contract zijn gemaakt? Worden werkelijk de aantallen geleverd en de prijzen gefactureerd die zijn afgesproken? Of is er sluipenderwijs toch een toename te zien van de geleverde producten – en dus van de bedragen die worden betaald?”

Besparing

Daar komen we bij de sterke kanten van de AAG-adviseurs: zij kunnen een belangrijke rol spelen als het gaat om contractbeheer en -management. Michel: “We maken nauwkeurige analyses van alle contracten die zijn afgesloten. Mijn uitgangspunt is dat vrijwel elke organisatie zo’n tien procent kan besparen op de inkoop. Dat zijn forse bedragen, want er gaat heel veel geld om in de inkoop van voeding, schoonmaakmiddelen, onderhoudsartikelen etc. Elke keer blijkt dat de inzet van een AAG-adviseur zich ruimschoots terugbetaalt.”
Michel is zich terdege bewust van het feit dat het voor facilitair en of zorgmanagers lastig kan zijn om kritische gesprekken te voeren met leveranciers. Zeker als er al jarenlang wordt samengewerkt. “Daarom is het ook verstandig om een onafhankelijke deskundige in te schakelen: die heeft geen last van die gevoeligheden. Er is vaak ruimte om over de prijs te onderhandelen.”

Duurzaam inkopen

Als ‘grijs’ goedkoper is dan ‘groen’, dan kies ik voor ‘grijs’. Dat is nog steeds de stelling van veel inkoopmanagers: duurzaam inkopen is anno 2021 een vrijwel onontgonnen gebied. Op den duur is die stelling niet meer houdbaar: duurzaamheid wordt verplicht als het gaat om de inkoop maar ook om het gebruik van materialen.
“Dus is het interessant om na te gaan hoe duurzaam inkopen een bijdrage kan leveren aan een gezonde begroting”, zegt Michel. “De mogelijkheden zijn vaak groter dan wordt aangenomen. Maar ook voor inkoopmanagers die nog niet zo ver zijn, geldt: wees je bewust van de bijdrage die slimme inkoop kan leveren aan een sluitende begroting. Wees kritisch en ga er niet zomaar van uit dat het allemaal wel zal kloppen. Je hebt prestatie-indicatoren nodig om ervoor te zorgen dat de inkoop binnen de gestelde – budgettaire – grenzen blijft.”

Het resultaat: betere zorg

“Natuurlijk wil je dat de gerealiseerde besparingen zichtbaar worden, bijvoorbeeld doordat meer zorg kan worden geboden – en liefst ook van een hogere kwaliteit. Als de inkoop beter en effectiever georganiseerd is, ziet de zorg dat terug in meer financiële mogelijkheden. Besparingen zijn geen doel op zich, maar moeten bijdragen aan een betere zorg. Dat is het doel van de zorgorganisatie én het doel van de adviseurs van AAG.”

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg