Uw zorgorganisatie heeft onlangs een nieuwe functionaliteit geïmplementeerd in het ECD en in gebruik genomen. Dit kunnen bijvoorbeeld functionaliteiten zijn omtrent zorginhoudelijke dossiervoering, tijdsregistratie of declaratie. In eerste instantie, vanaf livegang, zijn de gebruikers nieuwsgierig, optimistisch en onderzoekend hoe de functionaliteit werkt en aansluit op hun werkproces. Echter, na een maand blijkt dat de nieuwe functionaliteit het werkproces helaas niet goed ondersteunt. De gebruikers zijn ontevreden, wanhopig en verlangen terug naar de oude werkwijze. Was de basis eigenlijk wel op orde?

Basis op orde

Bij AAG zien we relatief vaak dat een nieuwe functionaliteit wordt geïmplementeerd voor een bepaalde ECD gebruikersgroep, terwijl deze onvoldoende aansluit op het werkproces. Dit komt meestal doordat het niet helder was hoe het werkproces loopt en georganiseerd is bij de gebruikers zelf, de implementatie consultants of bij een combinatie van die twee. Het implementeren van een nieuwe functionaliteit heeft normaliter als doel om een bepaald werkproces efficiënter te maken of überhaupt mogelijk te maken. Indien het werkproces onvoldoende bekend is, is de kans groot dat het resultaat van de nieuwe functionaliteit het tegenovergestelde is van haar oorspronkelijke doel.

Volgens AAG hoort het inzichtelijk hebben van werkprocessen bij het hebben van de basis op orde. Dat houdt in dat het werkproces helder is voor de medewerkers zelf, zij dit kunnen uitleggen aan anderen en er documentatie is waarin de uitwerking is terug te vinden. Het gewenste resultaat wordt zelden bereikt wanneer een nieuwe functionaliteit wordt geïmplementeerd in het ECD zonder dat de basis op orde is. Dus eerst de basis op orde brengen en dan pas kijken hoe dit (beter) ondersteund kan worden in het ECD.

Tips & tricks voor de basis op orde

Om het doel van de nieuwe functionaliteit in het ECD te bereiken, is het belangrijk om het onderliggende werkproces glashelder te krijgen van te voren en op papier uitgewerkt te hebben. Het stellen van de juiste vragen is hierin essentieel. Een paar voorbeelden:
1. Uit welke werkzaamheden bestaat het gehele werkproces?
2. Wat is de volgorde van het werkproces?
3. Wie voert welke werkzaamheid uit binnen het werkproces?
4. Welke afhankelijkheden kent iedere stap in het werkproces?
5. Welk resultaat wordt opgeleverd per processtap?

Zodra het huidige werkproces helder is, is het vervolgens belangrijk om het toekomstige werkproces op papier uitgewerkt te hebben. Op deze manier kan ook bepaald worden op welke onderdelen het proces verandert en wat de impact hiervan is. Een nieuwe functionaliteit leidt namelijk vaak ook tot een verandering van het bestaande werkproces. Om het toekomstige werkproces uit te werken is het noodzakelijk dat de nieuwe functionaliteit hierin wordt opgenomen. Dit kan bijvoorbeeld vrij gemakkelijk gedaan worden zodra de nieuwe functionaliteit gedegen is getest.

Conclusie

Het implementeren van nieuwe functionaliteiten in uw ECD heeft als doel om één of meerdere werkprocessen efficiënter te maken of überhaupt mogelijk te maken. Om dit doel te bereiken is het belangrijk dat de basis op orde is van de onderliggende werkprocessen.

Voor een solide serviceorganisatie zijn een aantal best practices van belang, die ook van toepassing zijn voor de basis op orde hebben bij een bepaald werkproces. Mocht u interesse hebben in de visie van AAG hierop, dan kunt u deze terugvinden in onze whitepaper functioneel beheer.

Contact

Heeft u behoefte om uw huidige werkprocessen in kaart te brengen of te optimaliseren voordat u een nieuwe functionaliteit laat implementeren in uw ECD? Neem dan contact met ons op.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Robbert Hengeveld
r.hengeveld@aag.nl
0612997821

Lieke van Uden
l.vanuden@aag.nl
0630483269

Deel dit artikel