Corona en de zorgregistratie: een nieuwe update per wet

De NZa heeft de beleidsregel gepubliceerd waarin de voorwaarden voor vergoeding en wijze van indiening bij de NZa van omzetderving en/of extra kosten als gevolg van de Covid-19 uitbraak zijn vastgesteld. De gehele berekening van de omzetderving binnen de Wlz is uitgebreid. Hiervoor verwijzen wij u naar de beleidsregel. Hieronder zetten wij de meest opvallende zaken voor u op een rij:

Berekening van de omzetderving

• Basis voor berekening omzetderving is de goedgekeurde productie van februari, waarbij er onderscheid gemaakt wordt (een correctie) tussen doordeweekse en niet-doordeweekse prestaties.
• Er blijft in de berekening ook ruimte voor het optellen of aftrekken van zorgaanbieder-specifieke omstandigheden.
• De uitkomst van de omzetderving mag de bovengrens van productieafspraak bij de herschikking in november 2020 niet overschrijden.
• Omzetderving maakt onderdeel uit van de productieafspraken.

Berekening van de extra kosten

• Bij de financiering voor extra kosten wordt er onderscheid gemaakt in personele (zorg- en niet-zorgpersoneel) en materiële kosten. Het gaat bij beide om ‘extra kosten die nodig zijn om de gebruikelijke en (aanvullend) noodzakelijk zorg veilig en verantwoord te leveren’. Bijzonder genoemde extra kosten zijn bouwkosten als gevolg van boeteclausules in gesloten overeenkomsten met bouwondernemers.
• Daarnaast is er ook bij extra kosten ruimte voor het opnemen van zorgaanbieder-specifieke omstandigheden indien daarover overeenstemming bestaat met het zorgkantoor.
• Een belangrijke vermelding voor de V&V-sector is dat pas als het kwaliteitsbudget niet toereikend is voor de vergoeding van de extra kosten, de resterende kosten in aanmerking komen voor vergoeding.
• De extra kosten zijn geen onderdeel van de productieafspraak, deze worden dus niet meegenomen in de herschikking. Hiervoor komt een apart formulier.

De vergoeding voor omzetderving en extra kosten neemt u uiteindelijk op in de vaststelling van de aanvaardbare kosten en worden in het sluittarief in de NZa nacalculatie opgenomen.

Verder is van belang:

• Zorg dat u alles (zowel geleverde als de niet geleverde zorg), voor het einde van het jaar, in één systeem heeft staan. Hiermee maakt u de verantwoording van zowel de geleverde als niet geleverde zorg aan het einde van het jaar eenvoudiger.
• Zorg dat er onderscheid in prestatienaam is voor zorg die u wél en niet geleverd heeft.
• Zorg dat alleen de daadwerkelijk geleverde zorg gedeclareerd wordt middels het berichtenverkeer.
• Zorg dat in de afwezigheidsregistratie een duidelijke reden is aangegeven, zodat er onderscheid gemaakt kan worden tussen uitval als gevolg van corona en uitval als gevolg van andere redenen (bijvoorbeeld een ziekenhuisopname met een andere oorzaak). Indien u dit niet duidelijk aangeeft, kan dit bij de verantwoording voor moeilijkheden zorgen.
• De zorg voor intramurale cliënten wordt gedeclareerd zoals deze bij de cliënt gedeclareerd werd vóórdat de coronamaatregelen in werking gingen.
  • Bijvoorbeeld: Een cliënt verblijft bij uw zorgorganisatie met een ZZP excl. dagbesteding. Normaal gesproken neemt deze cliënt dagbesteding bij een andere zorgorganisatie af. Vanwege de corona-uitbraak is deze gesloten en er wordt voor deze cliënt alternatieve dagbesteding bij uw zorgorganisatie op de woning geboden. U declareert ook nu het ZZP excl. dagbesteding, zoals u voorheen ook deed. De dagbesteding die nu in tijden van corona door de verblijfszorgorganisatie geleverd wordt, wordt uiteindelijk middels meerkosten gefinancierd. Dit is ongeacht of de dagbesteding middels ZIN of PGB ingezet wordt.
    Bron
• Voor MPT-cliënten is de bedoeling dat zoveel mogelijk de prestatie wordt gedeclareerd die het beste aansluit bij de alternatieve zorg die u levert (er van uitgaande dat u hier ook afspraken voor heeft). We merken echter dat zorgkantoren hier verschillend mee omgaan. Wij willen u daarom adviseren met uw zorgkantoor contact op te nemen over op welke manier de geleverde zorg gedeclareerd moet worden, indien er sprake is van alternatieve zorg.
• Het komt voor dat intramurale cliënten tijdelijk niet in uw zorgorganisatie verblijven uit angst voor corona. Voor deze afwezigheid geldt normale wet- en regelgeving. In geval van intramurale cliënten mag bij afwezigheid vanwege corona dus de eerste twee weken gedeclareerd worden. Daarna moet de declaratie worden stopgezet. Ook telt deze afwezigheid mee in de totale afwezigheid op jaarbasis.
• Wanneer u als zorgorganisatie zorg levert die u normaal gesproken niet levert (omdat een andere zorgaanbieder dat dan doet), registreert u dit wel, maar declareert u niet via het berichtenverkeer. Dit moet later meegenomen worden in de meerkosten.
• Indien u te maken heeft met onderaannemers dan bent u als hoofdaannemer verantwoordelijk voor de compensatie voor de werkelijk gemaakte kosten van de onderaannemer(s). Er wordt verwacht dat u zich beide inspant voor een alternatieve invulling van de zorg die door corona niet geleverd kan worden. Samen moet u mogelijkheden zoeken om de omzetderving te beperken. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik maken van het beschikbare personeel van de onderaannemers.
  Bron

Algemene bron

De beleidsregel ‘Continuïteitsbijdrage en meerkosten in verband van de uitbraak van het SARS-CoV-2 virus’ is gepubliceerd. Deze beleidsregels hebben wij ook besproken in ons vorige nieuwsartikel.

Hieronder nog de belangrijke punten rondom de registratie en declaratie op een rij:

• Telefonisch contact is een vorm van direct contact. Wanneer de zorg dus telefonisch geleverd kan worden, is dit een goede continuering van zorg. En kan deze op normale wijze (tegen het gebruikelijke uurtarief) gedeclareerd worden.
  Bron
• U heeft uw zorg af moeten schalen tot het noodzakelijke om ervoor te zorgen dat er zo weinig mogelijk zorgverleners bij de cliënt zijn geweest, om besmetting en verspreiding van het virus te voorkomen. Zorg ervoor dat u deze afgeschaalde zorginzichtelijk heeft. Zorg er dan ook voor dat u alles (zowel geleverde als de niet geleverde zorg), voor het einde van het jaar, in één systeem heeft staan. Hiermee maakt u de verantwoording van zowel de geleverde als niet geleverde zorg aan het einde van het jaar eenvoudiger.
• Zorg voor onderscheid in prestatienaam voor zorg die u wél en niet geleverd heeft.
• Zorg dat alleen de daadwerkelijk geleverde zorg gedeclareerd wordt middels het berichtenverkeer.
• Zorg dat in de afwezigheid duidelijk een reden is aangegeven, zodat er onderscheid gemaakt kan worden tussen uitval als gevolg van corona en uitval als gevolg van andere redenen (bijvoorbeeld een ziekenhuisopname met een andere oorzaak). Indien u dit niet duidelijk aangeeft, kan dit bij de verantwoording voor moeilijkheden zorgen.
• Met ingang van 20 mei is het voor alle zorgaanbieders die onder de Regeling continuïteitsbijdrage vallen, mogelijk de aanvraag in te dienen (eerder al voor specifieke soorten zorg). De percentages voor de continuïteitsbijdrage én voor de vergoeding van inhaalzorg staan vermeld in de Regeling continuïteitsbijdrage. Houd er rekening mee dat de continuïteitsbijdrage wordt verrekend met de inhaalzorg gedurende zes maanden na de laatste continuïteitsbijdrage.

VNG en het Rijk bereiden op dit moment samen een aparte regeling meerkosten voor. Over continuïteit van financiering is de regeling al bekend. Hieronder belangrijke punten:

• Ondanks dat gemeentes met een eigen beleid komen omtrent het declareren van de zorg voor de maanden maart en verder, geldt het advies om het beleid van de VNG hierin op te volgen. Het Ketenbureau i-Sociaal domein heeft drie scenario’s wat betreft berichtenverkeer duidelijk uitgewerkt in een infographic. Mocht een gemeente met afwijkend beleid komen, attendeer de gemeente dan op de richtlijnen vanuit de VNG.
• Omzetderving (scenario 3) dient altijd middels facturen buiten het berichtenverkeer om gedeclareerd te worden.
• Wees alert op gestelde deadlines vanuit gemeentes voor het declareren van de omzetderving en neem deze ook in acht. Indien u het niet met het beleid van de gemeente eens bent, adviseren wij u om zich wel aan deze deadlines te houden. U kunt daarna eventueel bezwaar in te dienen.
• De VNG geeft aan dat de uitgangspositie voor omzetgarantie voor een zorgorganisatie de productie van het gehele jaar 2019 is en niet de eerste maanden van 2020. De afspraken spreken over onverminderd doorbetalen. Dit houdt in 100% van de gemiddelde maandomzet 2019 en dan rekening houdende met de tarieven (indexaties) van 2020. Uitzondering hierop is wanneer er een omzetafspraak is gemaakt voor 2020, dan is de hoogte van die afspraak de gegarandeerde omzet. Mocht 2019 geen representatief jaar zijn, neem dan hierover contact op met de gemeente en maak samen andere afspraken.
  Bron
• Er wordt dringend verzocht om, als u ziet dat de compensatie te hoog is, dit bij de gemeente aan te geven, zodat omzetgarantie en kosten met elkaar in balans blijven. Hierdoor kan een administratief belastende afrekening voorkomen worden.
• Indien u te maken heeft met onderaannemers, dan dient u als hoofdaannemer de afspraken over de continuïteit van financiering tussen Rijk en VNG door te vertalen naar de onderaannemers om te zorgen dat ook de doorlopende kosten van onderaannemers worden vergoed.
• Tip: maak afspraken met uw onderaannemers over bijvoorbeeld de termijnen van betaling. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat u uw onderaannemers al uitbetaalt, terwijl u zelf nog wacht op de middelen vanuit de gemeente.
  Bron
• Voor vervoer heeft de VNG een aparte richtlijn . De uitgevoerde ritten worden volgens scenario 1 gedeclareerd. Voor uitgevallen ritten is de lijn van VWS, OCW en de VNG om in de periode maart 2020 t/m mei 2020 80% door te blijven financieren via scenario 3.

Overige aandachtspunten

• Advies over lumpsum betalingen vanuit gemeente op basis van afspraken over aantallen: voorziet u dat het afgesproken aantal cliënten niet gehaald gaat worden? Ga het gesprek hierover aan gaat met de gemeente en maak mogelijk aangepaste afspraken. Ons advies is om hier niet tot het einde van dit jaar mee te wachten.
• Wmo-cliënten ontvangen geen factuur voor de eigen bijdrage voor de maanden april en mei 2020. Uitzondering hierop zijn Wmo-klanten beschermd wonen en opvang. Deze groep ontvangt wel een factuur voor de eigen bijdrage voor de maanden april en mei.
  Bron

Voor de PGB is inmiddels duidelijk dat niet geleverde zorg gedeclareerd mag blijven worden aan de budgethouder. Indien noodzakelijk kan de budgethouder extra budget aanvragen voor eventuele alternatieve zorg. De budgethouder is verantwoordelijk voor het bijhouden van de geleverde en niet geleverde zorg. Als organisatie kunt u de budgethouder ondersteunen door op de factuur aan te geven welke zorg wel en niet geleverd is.

Tip: wanneer u facturen voor niet geleverde zorg maakt, houd er dan rekening mee dat er een product op komt te staan dat voor de SVB te herleiden naar met het product waarvoor er met de budgethouder afspraken over zijn gemaakt in de PGB-overeenkomst. Als dit niet het geval is, zal de factuur door de SVB worden afgekeurd.