Over dit artikel

Sinds januari 2018 help ik een grote zorgorganisatie in de VVT-sector bij de implementatie van een nieuw voedingsconcept. In deze blogserie houd ik jullie op de hoogte van de voortgang en resultaten van deze opdracht.

In het eerste deel van mijn blogserie vertelde ik wat mijn opdracht inhoudt en welke stappen er tot nu op dat moment waren genomen. In dit deel ga ik in op de vorderingen en enkele tegenslagen die ik tijdens mijn opdracht kreeg.

Hoe ga je om met de problemen die je tegenkomt?

In de afgelopen twee maanden zijn de voorbereidingen en de overleggen voor het overhevelen van de warme maaltijdproductie in één locatie naar de centrale productiekeuken in de laatste fase gekomen. Natuurlijk gaat niet alles van een leien dakje. Daarom kom ik ook vraagstukken tegen die opgelost moeten worden.

Automatisering

Uit testen van de Health Care 7 (HL7)-koppeling tussen het ECD en het voedingsadministratiesysteem blijkt dat dit geen standaard koppeling is en niet direct kan worden gemaakt. Het ECD heeft een berichtenstroom die meer soorten kent dan het voedingsadministratiesysteem aan kan. Daarom moet er geprogrammeerd worden in het voedingsadministratiesysteem.

Voorbeeld:

Een A01 bericht is een opname bericht (van een cliënt). Een opname kan in de toekomst plaatsvinden en dan kan in het A01 bericht een datum worden meegegeven waarop de opname zal plaatsvinden. Bij dit ECD wordt hiervoor een apart bericht A14 gebruikt, een bericht dat we verder nooit tegen komen.

Het gaat om deze berichten waarbij zich problemen voordoen:

  • A14 – Pending Admit (opname in de toekomst)
  • A15 – Pending Transfer (verhuizing in de toekomst)
  • A16 – Pending Discharge (beëindiging zorg in de toekomst)

En voor elk daarvan een annuleringsbericht:

  • A27 – Cancel Pending Admit
  • A26 – Cancel Pending Transfer
  • A25 – Cancel Pending Discharge

Het programmeren hiervan kost per regel ongeveer een dag werk. Daarna moet het getest en doorgevoerd worden. Dit zorgt voor vertraging in de implementatie van het bestelsysteem passend bij het warme maaltijdconcept.

Invoeren concept

Een nieuwe regiodirecteur is het niet eens met het door het bestuur en de cliëntenraad gekozen warme maaltijdconcept. De regiodirecteur wil het voor de locaties in die regio terugdraaien.

De maaltijdproductie is geruisloos en met instemming van cliëntenraad in gang gezet. Cliënten en gasten in het restaurant zijn allemaal tevreden over de warme maaltijd die wordt geserveerd. De beleving van de maaltijdbereiding is zoveel mogelijk intact gehouden. Hierdoor heeft niemand iets gemerkt.

De directeur is gevraagd om een businesscase op te stellen waaruit blijkt dat het operationeel en financieel mogelijk (haalbaar en betaalbaar) is om in de keuken van de locatie net zo veel en met dezelfde kwaliteit maaltijden te bereiden. Vooralsnog blijft het nieuwe concept intact en uitgevoerd zoals afgesproken.

Tips

Om dergelijke situaties te voorkomen, deel ik graag enkele tips:

  1. Maak altijd een businesscase.
  2. Zorg dat de businesscase is uitgelegd aan en vastgesteld door het (Zorg) Management Team.
  3. Werk een plan van aanpak uit en communiceer dit met stakeholders.
  4. Houd vast aan het originele plan van aanpak.
  5. Pas het plan van aanpak aan bij uitzonderingen.

In het derde en laatste deel van deze blogserie deel ik de uiteindelijke resultaten van het project.

Deel deze blog

Meer weten over deze opdracht? Neem contact met mij op!

Michel van Tilborg