Over dit artikel

Door het coronavirus zien veel zorgorganisaties inmiddels opnieuw het belang in van effectieve sturing en beheersing. Vrijwel alle zorgorganisaties zijn geraakt door de gevolgen, terwijl er nog veel onduidelijkheid is over wie de uiteindelijke rekening zal gaan betalen. Het continu verschuivende landschap en de grote mate van onduidelijkheid hebben veel druk gelegd op het verzamelen van stuurinformatie en het acteren op deze informatie. Hoe kan een organisatie deze druk verlichten en hoe blijft men in control? We geven u hiervoor 6 tips.

1. Kort, bondig en snel; stuur op wat van belang is (FOCUS)

Naast de algemene KPI’s, zoals de liquiditeitsratio, Debt Service Coverage Ratio, kosten per FTE en productiviteit, is het van belang de KPI’s toe te spitsen op de individuele organisatiedoelstellingen. Om snel, daadkrachtig en proactief te kunnen acteren op gebeurtenissen, moeten organisaties waken voor te veel informatie. Vaak wordt de stuurinformatie opgesteld voor een breed scala aan indicatoren, zelfs wanneer deze enkel een marginaal gedeelte van de organisatie betreffen en niet van belang zijn voor de gestelde doelstellingen. Door regelmatig heel bewust de indicatoren te heroverwegen en het aantal KPI’s beperkt te houden, kan een zorgorganisatie doelgericht sturen. Ook neemt het opstellen van de informatie dan minder tijd in beslag. Hierdoor speelt men ‘kort op de bal’ en is men altijd voorzien van actuele informatie.

2. KPI’s zijn leidend voor informatievastlegging

Vaak gaat er onnodig veel tijd verloren aan het gedetailleerd vastleggen van data om er vervolgens mogelijk ooit stuurinformatie uit te kunnen halen. Het vastleggen van data zou nooit een doel op zich moeten zijn; de informatie die het genereert wél. Door vooraf het aantal KPI’s duidelijk te definiëren en aan de hand van definities de systemen en processen in te richten, kan het algehele proces efficiënter en gestroomlijnder worden vormgegeven.De uitbraak van het coronavirus is een incident dat de reguliere bedrijfsvoering behoorlijk beïnvloedt. Hierdoor kan het vastleggen van bepaalde extra data noodzakelijk zijn, waarbij een onderscheid tussen regulier en incidenteel van essentieel belang is. Vooral in deze context geldt: vóór het omgooien van de volledige registratie, eerst goed nadenken over het doel van de vastgelegde data.

3. Vertaal data naar essentiële (stuur)informatie

Financials laten zich graag leiden door cijfers. Deze zijn duidelijk, rechtlijnig en geven een objectieve status aan. Helaas zijn cijfers toch vaak subjectiever dan ze in eerste instantie lijken. Om de cijfers vanuit de data om te zetten naar juiste stuurinformatie, moet men de realisatie afzetten tegen een norm (bijvoorbeeld de te behalen doelstelling). Cijfers op zich geven enkel beperkte informatie. Ze ergens tegen afzetten geeft de meerwaarde. Door onder andere eens stil te staan bij de volgende vragen, kunnen de volledigheid, validiteit en betrouwbaarheid van de stuurinformatie worden verbeterd.

  • Wat is de kwaliteit van de opgeleverde cijfers?
  • Moet u de cijfers nog normaliseren?

4. Stuurinformatie bevat het verleden, maar toont een blik in de toekomst

Objectieve stuurinformatie is tweeledig. Enerzijds toont het een momentopname voortkomend uit het verleden en anderzijds geeft het een inschatting van de toekomst. Vaak ligt de focus zó op het verklaren van de cijfers uit het verleden dat er weinig aandacht gaat naar het perspectief voor de toekomst. Laat de stuurinformatie een advies vormen. Een aantal vragen die hierin centraal kunnen staan:

  • Waar staat de organisatie wat betreft de doelstellingen?
  • Wat wil/kan de organisatie (nog) bereiken?
  • Hoe behaalt de organisatie haar doelen en wat is daarvoor nodig?
  • Wat als er niet wordt ingegrepen?
  • Wat zijn de nog te beïnvloeden factoren in de tijd?

5. Presenteer de informatie duidelijk en doelgericht

U heeft het wellicht al eens gezien: stuurinformatie die bestaat uit ellenlange documenten met enkel getallen en (te) grote stukken tekst. Vaak draagt het merendeel niet bij aan de managementbehoefte. Probeer informatie eens in een andere lay-out te presenteren. De data blijft ongewijzigd, maar vaak blijkt dat de interpretatie ineens anders is. Hierbij kunt u denken aan presentatie in een grafiek, maar ook gebruik van beknopte dashboards of BI-tools. Toon in deze grafische presentaties prognoses voor de toekomst, waarbij ontwikkelingen en trends zichtbaar worden. Dit biedt de mogelijkheid voor scenarioanalyses, wat noodzakelijk is voor effectieve sturing.

6. Stuur op de stuurinformatie

Het juist inrichten van de systemen en processen, het efficiënt vertalen van data naar stuurinformatie en het overzichtelijk presenteren van deze informatie, is uiteraard van groot belang. Maar dit betekent niet dat een zorgorganisatie automatisch in sturing of control is. Effectief sturen en beheersen is een samenwerking tussen vastleggen van data, het genereren van informatie en het geven van opvolging in de vorm van acties en maatregelen.

Acteer concreet, doelgericht en geef directe opvolging aan de bevindingen uit de stuurinformatie. Vaak blijkt binnen zorgorganisaties dat het voornemen niet voldoende wordt opgevolgd. Verlies hierbij de PDCA-cyclus niet uit het oog en monitor de voortgang van genomen besluiten. Doe dit ook aan de hand van de soft controls en sta eens stil bij vragen als:

  • Hoe communiceren medewerkers binnen de organisatie?
  • Spreken medewerkers  elkaar aan als doelstellingen niet worden behaald?
  • Proberen medewerkers elkaar te overtuigen/enthousiasmeren?

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!