Over dit artikel

Waarschijnlijk zit u aan de vooravond (of bent u reeds gestart) met het begrotingsproces voor 2022. Een uitgelezen moment voor de publicatie van dit artikel in onze nieuwsbrief.

Vaak gaan artikelen over feiten en vaktechniek zoals ontwikkelingen in de financieringsregelgeving of financiële verslaglegging en vragen over bijvoorbeeld: “Hoe begroot ik nu exact mijn formatie op basis van productie ?”, “Hoe bepaal ik hierbij de bruto-netto berekening?” en “Waar haal ik de tarieven vandaan om mijn productieopbrengsten te begroten en wat zijn daarin de ontwikkelingen?”. In dit artikel willen we echter wat tips meegeven om de begroting te behandelen als bijdrage in de sturing van de organisatie.

 

Tip 1 – Houd het doel voor ogen

Houd bij het opstellen van de begroting het doel voor ogen. Het doel van de begroting is een (financiële) uitgangspositie voor volgend jaar neer te zetten waar je in de realiteit van volgend jaar op kunt sturen. Hierin moet een vertaling zitten van doelstellingen, plannen en verwachtingen die je hebt voor het komend jaar.

Hou het daarbij ook simpel en realistisch. Een begroting is geen voorspelling van de toekomst maar een best mogelijke inschatting die je op dat moment kunt maken op basis van verwachtingen en plannen. Hierbij weet je één ding zeker en dat is dat het volgend jaar anders zal uitpakken.

Zorg dat er een goede basis is met detailgegevens van productie, personeelsgegevens, overige kosten en opbrengsten. Maak hiermee een opzet op basis van het verleden en verwachtingen naar de toekomst. Zorg daarnaast dat je goede input krijgt vanuit de organisatie van plannen en verwachtingen zodat je deze kunt vertalen in de begroting.

 

Tip 2 – Verwerk alle feiten die bekend zijn

Verwerk alle feiten en ontwikkelingen die bekend zijn in de begroting. Door alles wat bekend is mee te nemen in de begroting, krijg je geen onnodige afwijkingen die je volgend jaar moet verklaren en die de sturing belemmeren. Alle feiten die nu bekend zijn zoals nieuwe Nza tarieven, inkooppercentages en voorwaarden van zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten, werkelijke loonkosten, cao-ontwikkelingen, stijging pensioenpremie, premiepercentages sociale lasten, afschrijvingskosten, rentekosten etc. verwerk je in de begroting. Zo kun je gaan sturen op de afwijkingen in realisatie van plannen en beleid in plaats van afwijkingen door onnodig verkeerde aannames.

 

Tip 3 – Zorg voor evenwicht, evenwicht, evenwicht

Om goed bij te dragen aan de sturing van een organisatie is het belangrijk de begroting evenwichtig op te stellen. Er moet evenwicht zijn tussen de verschillende begrotingsonderdelen. Bijvoorbeeld tussen de begrote productie en de begrote formatie zodat afwijkingen in productierealisatie volgend jaar ook kunnen worden opgevangen door het bijsturen van de formatie inzet. Maar ook bijvoorbeeld bij het begroten van nieuwe plannen. Je kunt geen nieuwe afdeling begroten met productie en formatie als er geen investeringen in de nieuwe afdeling worden gedaan voor bijvoorbeeld verbouwing of inrichting. Wanneer je nieuwe plannen begroot, let er dan op dat je ook alle begrotingsonderdelen hiervan begroot.

Ook moet je realistisch begroten, met evenwicht tussen ambitie en voorzichtigheid in de begroting. Als je te ambitieus begroot, kom je in de problemen wanneer je deze ambitie niet realiseert. Er is dan onvoldoende dekking voor overhead en indirecte kosten. Als je te voorzichtig begroot, is de kans groot dat het niet lukt om het gewenste resultaat te begroten. Dan werkt het contraproductief. Je gaat onnodig bezuinigingen in je begroting opnemen, die straks eigenlijk niet nodig blijken te zijn. Waar het evenwicht ligt is natuurlijk per organisatie verschillend. Maar als financial in gesprek met de verantwoordelijken voor de business zoals managers, directeuren et cetera, voel je samen vaak prima aan waar dat evenwicht ligt.

Daarnaast moet je altijd evenwichtig omgaan met indexatie van kosten en opbrengsten. Je weet niet altijd met zekerheid alle indexaties en door hier niet evenwichtig mee om te gaan kun je een niet bestaand begrotingsprobleem creëren of andersom: een bestaand begrotingsprobleem maskeren! Belangrijk is dus om alle indexaties die je weet mee te nemen in de begroting maar daarnaast evenwichtig te kijken naar de indexaties die je niet weet en na te denken over wat dit doet met de begrotingsuitkomsten en vervolgens het begrotingsproces.

 

Tip 4 – Zoek aansluiting met inrichting en aggregatieniveau

Zorg er voor dat je met de inrichting en het aggregatieniveau van je begroting aansluit bij de inrichting en het aggregatieniveau zoals je volgend jaar wilt rapporteren ten behoeve van sturing en gedefinieerde KPI’s. Of je dit nu doet in een BI applicatie, de financiële applicatie of boekhoudpakket of in een Excel rapportage maakt eigenlijk niet uit. Op het moment dat er geen aansluiting is, ontstaan er afwijkingen die het sturen bemoeilijken of waar verantwoordelijke budgethouders zich zelfs achter kunnen verschuilen. Wanneer er bijvoorbeeld op afdelingsniveau wordt rapporteert, maar bepaalde kosten op locatieniveau worden begroot, kan er niet meer op afdelingsniveau worden gestuurd. Wanneer er  op grootboekniveau wordt gerapporteerd, maar op rubriekniveau begroot, zullen budgethouders zeggen dat de cijfers niet kloppen of dat ze er niet op kunnen sturen. Belangrijk is dus na te denken en te zorgen dat de begrotingsinrichting en aggregatieniveau aansluit bij die van de rapportages.

 

Tip 5 – Kijk ook naar de langere termijn

De begroting maak wordt meestal gemaakt voor het aankomende jaar. Besteed echter ook op hoofdlijnen aandacht aan de langere termijn. Op sommige doelstellingen of ontwikkelingen is het namelijk moeilijk om te sturen op de korte termijn. Denk hierbij aan de sturing op je investeringsbegroting, liquiditeit of op bepaalde vermogensdoelstellingen waarbij een meerjarenperspectief belangrijk is. De besluiten die je nu neemt over investeringen, leningen en projecten in je organisatie zullen doorwerken in je exploitaties en balansposities van de komende jaren. Door een meerjarenbegroting op te stellen kun je ook inschattingen maken over de uitkomsten van deze doorwerkingen en geeft dat meer (financiële) zekerheid in de toekomst.

Blijf op de hoogte! Meld u aan
voor de AAG Nieuwsbrief.

Aanmelden

Deel dit artikel

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact met mij op!

Robert Weij