Een online digitaal archief binnen E-HRM
Met het Dossier online heeft u beschikking over een uitgebreid
digitaal archief. Met deze module zijn beveiligde opslag en
beschikbaarheid gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven
jaar geen onzekerheden. Dossier Online bestaat uit de volgende
onderdelen:
- Salarisdossier
- Personeelsdossier
- Medewerkerdossier (alleen i.c.m. salarisdossier)
Salarisdossier
Het Salarisdossier is het online alternatief voor
salarisproducties op papier of cd-rom. De resultaten van uw
salarisproductie worden automatisch aangeleverd vanuit uw payroll
systeem binnen de E-HRM oplossing. Zo beschikt u over resultaten
per medewerker (salarisstrook, jaaropgave en salarisstaat), per
bedrijf en voor de totale organisatie (zoals afdelingstotalen en
betalingsoverzichten). De controle van de productieresultaten wordt
door een payroll consultant van AAG uitgevoerd. Deze bepaalt of de
resultaten binnen uw organisatie kunnen worden vrijgegeven.
Eventueel kunnen de salarisstroken voor een individuele medewerker
of voor een groep worden geblokkeerd.
Personeelsdossier
Het Personeelsdossier is een centraal personeelsarchief. U kunt
alle documenten van de personeelsadministratie opslaan.
Verschillende bestandsformaten worden geaccepteerd, zoals DOC, XLS,
JPG en PDF. Documenten kunnen ook worden samengevoegd en als PDF
worden geëxporteerd.
Medewerkersdossier
Met het Medewerkersdossier ontsluit u online salarisdocumenten
voor individuele medewerkers. Salarisstroken en jaaropgaven worden
standaard binnen medewerkerdossier ontsloten. Indien ook wordt
gewerkt met personeelsdossier dan kunnen arbeidsovereenkomsten,
aanvullende overeenkomsten voor secundaire arbeidsvoorwaarden,
functioneringsgesprekken etc. ook beschikbaar worden gesteld in het
Medewerkersdossier. Uw medewerkers hebben via de online portal
altijd en overal toegang tot hun eigen gegevens en documenten. Deze
rechtstreekse toegang vermindert vragen aan de personeels- en
salarisadministratie, en vermindert bijvoorbeeld het verzenden van
salarisstroken of voortgangsbrieven. Beschikt uw organisatie over
het Salarisdossier, dan kunnen de salarisgegevens via
Medewerkersdossier online beschikbaar worden gesteld. Dit bespaart
u tijd en portokosten. Werkt uw organisatie met het
Personeelsdossier, dan kunnen documenten hieruit aan het
Medewerkersdossier worden toegevoegd. Uiteraard is de privacy van
de medewerkersgegevens geborgd, evenals het voldoen aan de
wettelijke bewaarplicht.