Vastgelopen projecten, en nu?

Waar ligt dit aan en wat kunt u eraan doen?

Uit veel onderzoeken is gebleken dat projecten niet verlopen zoals gewenst. Over het algemeen haalt 30% van de projecten de eindstreep niet eens. 70% van de projecten zijn te laat of overschrijden het budget. De gevolgen voor zorgorganisaties zijn substantieel en onnodig. Wij komen dit soort projecten in de praktijk vaak tegen en treden op als projectmanager/ crisismanager om deze vlot te trekken. Graag nemen wij u in dit artikel mee in de problemen die wij tegen komen.

Een vastgelopen project kenmerkt zich door een continue voortzetting van het project, zonder dat er voortgang wordt geboekt. In de praktijk hebben wij voorbeelden gezien van projecten die soms 10 jaar duren, zonder enige voortgang. De kosten van externe adviseurs zijn hoog en intern is iedereen (maar eigenlijk niemand) met het project bezig.

Noodzaak tot oplossing

De noodzaak om vastgelopen projecten vlot te trekken (of stop te zetten) wordt steeds groter. Door de financiële crisis en de constante kostendruk in de zorg, kunnen zorgorganisaties zich deze risico's niet permitteren. Overschrijdingen in budget of tijd leiden tot productieverlies en brengen andere projecten in gevaar. Soms leidt dit tot aantasting van de zorgverlening, vertrek van het bestuurders of zelfs tot instabiliteit van zorgorganisaties.

In veel gevallen worden dit soort projecten niet direct gesignaleerd en sluimert deze maar door. Wellicht dat met de onderstaande symptomen uw eigen projecten kunt toetsen.

Symptomen van vastgelopen projecten

Zorgorganisaties gaan steeds professioneler om met vastgoedbeslissingen. Strategisch vastgoedbeleid en businesscases legitimeren de noodzaak van het project. Na een besluit om het project te starten wordt deze in opdrachtgegeven aan de "projectmanager". Het succes van het project is dan sterk afhankelijk van de wijze waarop het project wordt geleid. Helaas groeit in sommige gevallen het project verkeerd en loopt het "vast" met alle gevolgen van dien.

Wanneer is het project vastgelopen? En, hoe herkent u deze? Hieronder een greep uit de meest voorkomende symptomen van een vastgelopen project

• Geen of onvoldoende voortgang van het project.

• Een constante verschuiving van deadlines.

• Keuzes wordt niet of langzaam gemaakt.

• Knelpunten blijven onopgelost en keren steeds terug.

• Dispuut met stakeholder(s) houdt project in zijn greep.

• Geen duidelijke rolverdeling. Veel betrokkenen, maar weinig verantwoordelijken

• Nut en noodzaak van het project is niet duidelijk

• Resultaten sluiten niet aan bij ambities

Vaak komen de symptomen wel aan de orde. Deze worden besproken en men gaat weer verder. De werkelijke oorzaken zijn daarmee niet opgelost en het probleem uit zich in een later stadium nog eens.

Wat zijn de echte oorzaken?

Projecten met dit soort symptomen hebben meestal een dieper liggend probleem. Om het project structureel op de rit te krijgen is vaststelling van de oorzaak cruciaal. Uit de praktijk komen wij vaak het volgende tegen:

• Financiering voor project niet rond

• Geen haalbaar project

• Complexiteit is te groot

• Het projectteam functioneert niet

• (Project)management niet doortastend

Uiteraard is dit geen volledige lijst van oorzaken maar geeft de verscheidenheid weer. Zoals u ziet zijn niet alle beschreven problemen even gemakkelijk op te lossen. Het project weer op de rit zetten is het doel, echter het bewust stopzetten van projecten is in dit geval ook een oplossing.

Welke oplossingsrichtingen zijn er?

Een project heeft een begin en een eind. Vooraf zijn de resultaten helder geformuleerd. De taken en verantwoordelijkheden zijn goed vastgelegd. En de doorlooptijd is verdeeld in fases, die elk met een resultaat eindigt. Dit vormt de basis van ieder goed functionerend project. De oplossingen voor de vastgelopen projecten ligt hier voor een groot deel.

Belangrijk is om het werkelijke probleem vast te stellen. Met daadkracht de inzet en inbreng van betrokken partijen en personen grondig tegen het licht aan te houden. En duidelijkheid in de werkzaamheden, planning en resultaten op de korte termijn. Het gaat wat ver om in dit artikel alle oplossing te omschrijven. Wij beperken ons tot één casus. Klik hier voor deze casus.

Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met ing. M. (Mounir) Benyahya MRE. Hij kan u uit ervaring over meerdere casussen vertellen en indien gewenst met praten over uw eigen casus.

Terug naar vorige pagina